Organizacja dokumentów w biurze może wydawać się tematem pozornie błahym, szczególnie gdy zestawimy go z takimi kwestiami jak sprzedaż, księgowość, kadry, transport, obsługa klienta. Niemniej jednak żaden z wymienionych obszarów nie może funkcjonować bez tzw. obiegu dokumentów. Czy tego chcemy, czy nie toniemy w fakturach, zestawieniach, zaświadczeniach, deklaracjach. W wielu przypadkach prawo nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania dokumentów w wersji papierowej przez kilka lat. Stąd też konieczność utrzymania ich w porządku tak, aby w dowolnym momencie móc sięgnąć po ten właściwy. Jak zapanować nad dokumentami w biurze? Oto garść porad i argumentów, dlaczego warto się tym zająć.
Oszczędność czasu
Nie ulega wątpliwości, że czas jest czymś, co ma ogromne znaczenie. Utrzymanie porządku w dokumentacji daje więc nie tylko wrażenie estetyczne, ale pozwala w kilka chwil odnaleźć właściwy dokument. W wielu firmach powstaje osobne pomieszczenie tzw. archiwum, w którym każdy pojemnik na dokumenty jest starannie opisany, co pozwala dowolnej osobie odnaleźć to czego szuka.
Brak ryzyka zgubienia dokumentów
Nawet jeśli prowadzisz mikro firmę, która każdego miesiąca wystawia i księguje kilka faktur, zadbaj o to, aby trzymać je w należytej formie. Segregatory z tzw. koszulkami są jedną z najpopularniejszych opcji. Na koniec każdego roku wystarczy utworzyć pojemnik na dokumenty o nazwie: faktury – rok i mamy porządek.
Ułatwienie we współpracy z biurem księgowym
Jeśli korzystasz z tzw. usług zewnętrznych, dokumenty muszą być szczególnie dobrze oznaczone, aby nie doszło do pomyłki. O ile masz bałagan na własnym biurku, wszystko jest jeszcze do naprawienia. Wystarczy zrobić porządek i posegregować dokumenty do właściwych segregatorów, pudełek. Gorzej, jeśli przekazujesz je gdzieś dalej. Wówczas należy o nie zadbać wyjątkowo. Przekazując dokumenty poza firmę, muszą być one zawsze w jednym dobrze oznaczonym pojemniku. To samo dotyczy biur księgowych. W nich utrzymanie porządku w papierach to nieodłączny element kultury pracy. Księgowi współpracują z różnymi urzędami: ZUS, Urząd Skarbowy, Urząd Pracy. W każdej chwili muszą być w stanie sięgnąć i sprawdzić dowolny dokument.
Jakie przedmioty ułatwią nam utrzymanie porządku w dokumentach?
Odwiedzając dowolny sklep z wyposażeniem do biur, naszym oczom ukazuje się ogrom produktów, których celem jest pomoc w organizacji pracy. Znajdziemy w nim m.in.: różnego rodzaju segregatory, teczki, korytka, koszulki, przegródki, etykiety, naklejki, kartonowe pudełka, w którym możemy trzymać archiwalne dokumenty.
Tak bogaty wybór sprawia, że próżno szukać wymówek do tego, aby nie utrzymać dokumentów w porządku. Oczywiście zakup wyposażenia powinien być podyktowany tym, jak dużo dokumentów generuje nasza firma. Zupełnie inne potrzeby ma jednoosobowa działalność a inna firma zatrudniająca 100 osób. W tej pierwszej to na nas, jako na właścicielu spoczywa obowiązek zapanowania nad dokumentami. W dużych firmach należy to do innych osób, co nie oznacza, że nie należy od czasu do czasu sprawdzić, w jakim stanie znajduje się firmowa dokumentacja.
Na jakie kategorie dzielimy dokumenty biurowe?
Dopiero ich rozłożenie np. na dużym biurku, a nawet podłodze da nam pełen obraz tego, z jak wieloma różnymi rodzajami dokumentów możemy mieć do czynienia. Wymieńmy tylko te najważniejsze.
1. Dokumenty założycielskie: wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej, KRS itd.
2. Deklaracje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego
3. Dokumenty związane z zatrudnionymi pracownikami (kadry)
4. Umowy z kontrahentami
5. Umowy kredytowe z bankami, firmami leasingowymi
6. Bieżące faktury
7. Korespondencja wychodząca i przychodząca
Już ten krótki podział pokazuje nam, że lekko licząc możemy mieć nawet 10 różnych kategorii dokumentów.
Każda z nich powinna mieć swój własny pojemnik na dokumenty, które będzie dokładnie opisany i ustawiony w takim miejscu, aby był łatwo dostępny. Po zakończeniu roku kalendarzowego możemy przekazać je do archiwum, umieszczając każdy pojemnik np. w kartonie oznaczonym numerem zgodnym z zakończonym rokiem.
Taka organizacja gwarantuje niemalże, że w razie potrzeby w ciągu kilku minut dotrzemy do niezbędnego pudełka i po chwili poszukiwany dokument trafi w nasze ręce.
Podsumowując
Pomimo że organizacja dokumentów może wydawać się procesem żmudnych i skomplikowanym wcale takim nie jest. Kluczem do sukcesu jest systematyczność. Jeśli każdy dokument do razu trafi we właściwe miejsce, ilość pracy do wykonania jest minimalna a korzyści, chociażby w postaci oszczędzonego czasu wynagrodzą nam to z nawiązką.
