Biura księgowych kojarzą się przede wszystkich z szafami i półkami pełnymi faktur VAT i innych dokumentów. Poszukiwanie potrzebnego druku może być długie i frustrujące. Całkiem możliwe, że wkrótce nie będzie to już problemem. Coraz więcej przedsiębiorstw przenosi swoje bazy danych na nośniki wirtualne, do tak zwanych „chmur”.
Rozwiązania takie mogą okazać się niezwykle wygodne. Dane przechowywane są na zewnętrznych serwerach, przez co nie zajmują nam przestrzeni biurowej ani miejsca na dyskach twardych. Nie istnieje również ryzyko zgubienia dokumentów. Nawet w przypadku zniszczenia biura przez pożar lub jego zalania, a co za tym idzie, utraty całej dokumentacji w postaci papierowej oraz awarii komputerów, nasza cała komunikacja i rachunki pozostają bezpieczne.
Ponadto ułatwione jest katalogowanie oraz wyszukiwanie faktur vat. Wprowadzanie zmian w systemie przechowywania danych oraz edycja samych dokumentów jest dużo szybsza i łatwiejsza w przypadku zastosowania „cloud computingu” niż podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych w tradycyjnej, papierowej postaci.
W przypadku, gdy przebywamy poza firmą, a jakaś faktura jest nam potrzebna natychmiast, możemy połączyć się z chmurą za pomocą urządzeń mobilnych takich jak tablet czy smartfon. Również przesyłana e-faktura za świadczone usługi lub towary jest dużo szybsze. Nie musimy spotykać się bezpośrednio z klientem i przekazywać mu osobiście faktury ani wysyłać jej pocztą lub kurierem. Wystarczy wysłać e-fakturę zapisaną na przykład w formacie pliku PDF drogą mailową. E-faktury są w polskim prawie tak samo ważnym dokumentem potwierdzającym sprzedaż jak jej papierowe odpowiedniki.
Ważną kwestią jest bezpieczeństwo naszej dokumentacji. Według przeprowadzonych badań dotyczących „cloud computingu”, 35 procent ankietowanych uznało, że przechowywanie informacji w chmurze jest bezpieczniejsze od umieszczania ich na twardych dyskach, a 75 procent badanych jest zdania, że zastosowanie takich rozwiązań mogłoby obniżyć koszty firmowe. O bezpieczeństwo dokumentów można dbać osobiście, poprzez tworzenie kopii zapasowych baz danych i umieszczanie ich zarówno na komputerach jak i na dyskach wirtualnych. Nie wolno również zapominać o ich odpowiednim zabezpieczeniu.
Przy korzystaniu z księgowości elektronicznej istotną sprawą jest dobór odpowiedniego oprogramowania. Musi być ono dopasowane do profilu działalności, wielkości firmy oraz budżetu. Posiadanie takiego oprogramowania jest warunkiem do utrzymywania przez przedsiębiorstwo ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej. Najważniejsze jest, aby nasze oprogramowanie umożliwiało dokładne i czytelne przeniesienie dokumentów na nośniki danych lub ich wydrukowanie.
Ustawodawca nie ogranicza w żadnym stopniu korzystania z serwerów zewnętrznych ani nie określa warunków, jakie muszą spełniać prowadzone w ten sposób. Środowisko zawodowe zajmujące się tą sferą mówi jednak o kilku warunkach, które powinny być zachowane przy prowadzeniu tej formy księgowości. Przede wszystkim bazy danych muszą być prowadzone bezbłędnie i rzetelnie, przedsiębiorstwo musi sprawować pełną kontrolę nad dokumentacją oraz skutecznie zabezpieczać ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami oraz nieupoważnionym dostępem.
Jednym z narzędzi, które umożliwiają prowadzenie księgowości elektronicznej jest system eFakturomat. Pozwala on nie tylko na przechowywanie dokumentacji, ale również na jej generowanie.
Kluczowym modułem systemu jest aplikacja mobilna, posiadająca funkcję skanowania specjalnych kodów. System umożliwia wybór jednostkowych produktów, które chcemy, żeby na takiej fakturze się znalazły. Dokumenty zapisywane są wówczas na osobistym koncie klienta. Serwis eFakturomat posiada system filtrów, co umożliwia łatwe katalogowanie i wyszukiwanie danych. Wszystkie pliki przechowywane w serwisie eFakturomat są w pełni anonimowe i bezpieczne.
Więcej informacji na stronie internetowej www.e-fakturomat.pl lub pod numerem telefonu 503 401 001.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Realizowane przez ITEZONE.PL Sp. z o.o., które otrzymało dofinansowanie w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania POIG 8.1
Tytuł projektu:
“E-Fakturomat – praktyczne narzędzie dla sieci handlowych i agencji badania rynku i opinii.”
Przeczytaj również:
TETA AIR, czyli dlaczego warto postawić na systemy w chmurze?
