Każde większe przedsiębiorstwo posiada wewnętrzny dział kadr i płac. Jednak na początku prowadzenia działalności gospodarczej, czynności kadrowo-płacowe spoczywają zazwyczaj na barkach przedsiębiorcy. W firmie zatrudniającej kilku pracowników, prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie zabiera jeszcze zbyt wiele czasu i nie stwarza większych trudności. Ilość obowiązków zwiększa się jednak wraz z rozbudową biznesu i coraz większą liczbą zatrudnionych osób.
Kiedy zespół składa się z kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników, prowadzenie kadr i płac staje się uciążliwe. Większość przedsiębiorców zatrudnia wówczas profesjonalną kadrową lub decyduje się na outsourcing. Czym się zajmują kadry? Komu powierzyć prowadzenie kadr i płac w przedsiębiorstwie?
Kadry – czym się zajmują?
Prowadzenie kadr i płac obejmuje szeroki zakres obowiązków. Pierwszym, podstawowym zadaniem jest prowadzenie i zarządzanie pełną dokumentacją pracowniczą. Każdy zatrudniony w firmie pracownik ma bowiem własne akta osobowe, w których skład wchodzą m.in. umowy i aneksy, badania lekarskie, wnioski urlopowe i zwolnienia lekarskie. Kadry i płace odpowiedzialne są również za sporządzanie umów, list płac, rozliczanie czasu pracy, naliczanie i terminowe wypłacanie wynagrodzenia pracownikom. Specjalista ds. kadr i płac dba o to, aby dokumentacja zawsze była zgodna z przepisami Kodeksu Pracy. Prowadzenie kadr i płac polega również na dokonywaniu rozliczeń podatkowych, sporządzaniu wszelkiego rodzaju sprawozdań, deklaracji i innych oficjalnych pism dotyczących pracowników. Z działem współpracują więc takie instytucje państwowe jak ZUS i Urząd Skarbowy.
Wśród pozostałych obowiązków działu znajdziemy również motywowanie i zachęcanie pracowników do rozwoju i pracy nad efektywnością. Dział kadr i płac zajmuje się przygotowywaniem atrakcyjnych systemów premiowania oraz wręczania innych nagród motywacyjnych, takich jak np. uczestnictwo w kursach i szkoleniach umożliwiających podnoszenie kwalifikacji. Dobrze sporządzony plan motywacyjny daje pracownikowi możliwość rozwoju i przynosi tym samym korzyści firmie. Dział kadr i płac zajmuje się więc wszystkim, co dotyczy pracowników firmy oraz pilnuje, aby przestrzegano w przedsiębiorstwie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Komu powierzyć prowadzenie kadr i płac?
Przeprowadzenie kadr i płac to odpowiedzialna praca, która wymaga doskonałej znajomości przepisów prawa pracy. Do działu kadr i płac trafiają zwolnienia lekarskie, zwolnienia chorobowe, wnioski urlopowe i wypowiedzenia, a wszystkie muszą zostać prawidłowo rozliczone i opracowane zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Dlaczego też prędzej czy później każdy przedsiębiorca staje przed koniecznością wyboru najlepszego rozwiązania – Jedną z opcji jest zatrudnienie kadrowej na etat, a drugą outsourcing kadr i płac. Która z nich jest bardziej opłacalna?
Prowadzenie kadr i płac przez zatrudnioną w firmie kadrową
Zatrudnienie pracownika na etat już na początku wymaga wkładu finansowego. Trzeba zainwestować w stworzenie i wyposażenie nowego stanowiska pracy. Niezbędny będzie sprzęt komputerowy oraz specjalistyczne oprogramowanie. Do tego dochodzi comiesięczne wypłacanie pensji, koszt utrzymania pracownika i zapewnienie specjaliście uczestnictwa w kursach i szkoleniach kadrowo-płacowych, by był na bieżąco w kwestii przepisów i zarządzania zasobami ludzkimi. W małej i średniej firmie wystarczy jeden specjalista, który bez problemu poradzi sobie z obsługą całego działu. Samodzielny pracownik nie zapewni jednak przedsiębiorcy pełnego komfortu i bezpieczeństwa, gdyż w razie urlopu i zwolnienia lekarskiego trzeba znaleźć zastępstwo, aby zapewnić firmie płynne funkcjonowanie. W przypadku niespodziewanych wydarzeń losowych może się pojawić spory problem.
Outsourcing kadr i płac
Przedsiębiorcy coraz częściej wybierają outsourcing, czyli prowadzenie kadr i płac powierzają specjalistom z biura rachunkowego. Zewnętrzna firma świadcząca usługi kadrowo-płacowe zapewnia przedsiębiorcy pełen komfort i poczucie bezpieczeństwa. Jakie są największe zalety tego rozwiązania?
Bezpieczeństwo i płynność w funkcjonowaniu kadr i płac, którego nie zapewni jeden pracownik. Biuro rachunkowe nie weźmie bowiem zwolnienia ani nie pójdzie na urlop.
Gwarancja poufności i pewność, że dane nie zostaną rozpowszechnione i nie będą źródłem konfliktów między pracownikami.
Pewność, że wynagrodzenia i zwolnienia lekarskie zawsze są naliczane zgodnie z prawem. Dzięki specjalistycznej wiedzy i doświadczeniu specjalistów proces naliczania płac przebiega sprawnie, a wszystkie problemy kadrowe rozwiązywane są w błyskawicznym tempie.
Oszczędność. Przedsiębiorca nie musi zatrudniać specjalisty, nie musi tworzyć stanowiska pracy, a miesięczna opłata za usługi biura rachunkowego jest często niższa niż koszt utrzymania pracownika na etat.
Kompleksowa obsługa firmy. Biuro rachunkowe oferuje kompleksową obsługę firm, więc eksperci pomogą w rozwiązywaniu problemów kadrowo-płacowych, zajmą się prowadzeniem księgowości, zapewnią wsparcie w prowadzeniu działalności i doradztwo biznesowe.
Outsourcing kadr i płac to komfort, wygoda oraz oszczędność czasu i pieniędzy. Przekaż prowadzenie kadr i płac oraz księgowości do biura rachunkowego, a sam skoncentruj się na biznesie i planowaniu nowych inwestycji.
Przeczytaj również:
Kursy programowania online – zalety
5 najważniejszych pojęć w kadrach i płacach
