Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z platformy KSeF do elektronicznego obiegu faktur ustrukturyzowanych. Obecnie jest to rozwiązanie dobrowolne, jednak według zapowiedzi Ministra Finansów, w 2024 r. używanie systemu KSeF będzie obowiązkowe. Jak przygotować przedsiębiorstwo na nadchodzące zmiany? Podpowiadamy!
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski program informatyczny do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur w formie elektronicznej. Platforma została stworzona przez Ministerstwo Finansów i zaakceptowana przez Komisję Unii Europejskiej. Zgodnie z planami od 2024 r. e-faktury mają być obowiązkowe dla wszystkich podatników – zarówno przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i korzystających z ze zwolnienia z VAT. Celem wprowadzenia KSeF jest zautomatyzowanie obiegu dokumentów sprzedaży, usprawnienie procedur kontroli skarbowej, a także ułatwienie procesu księgowania. W praktyce oznacza to, że każda faktura będzie musiała zostać wysłana do systemu, a następnie zweryfikowana i zaakceptowana przez KSeF. Wszystkie dokumenty sprzedażowe będą przechowywane w elektronicznej bazie na indywidualnym koncie podatnika, co rozwiązuje konieczność archiwizowania faktur w formie papierowej.
Jak przygotować firmę do obsługi e-faktur?
Wdrożenie systemu KSeF ma ustandaryzować sposób przetwarzania i udostępniania dokumentów sprzedaży. Będzie to jednak wymagało wprowadzenia zmian w przedsiębiorstwie i dostosowania procedur wewnętrznych do obsługi ogólnopolskiej platformy do e-faktur. Przede wszystkim chodzi o przygotowanie systemów informatycznych oraz udostępnienie pracownikom niezbędnych narzędzi do wysyłania i odbierania dokumentów w formie cyfrowej.
Podstawowym warunkiem korzystania z KSeF jest uwierzytelnianie danych przy pomocy jednej z dostępnych metod. Przed wdrożeniem platformy do e-faktur, firmy muszą podjąć decyzję, jaka technologia autoryzacji będzie w ich przypadku najkorzystniejsza.
Jak korzystać z systemu KSeF?
Największe wyzwania stoją przed firmami, które do tej pory korzystały z uproszczonych systemów informatycznych i tradycyjnych metod obiegu dokumentów w formie papierowej. Przetwarzanie faktur w środowisku cyfrowym wymaga bowiem ich zatwierdzania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest on przypisany do konkretnej osoby i zastępuje własnoręczną sygnaturę. Certyfikat podpisu będą musieli więc otrzymać pracownicy uprawnieni do wysyłania i odbierania faktur w firmie.
Do uwierzytelniania danych można również wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Służy ona do identyfikacji podmiotu i zawiera pełną nazwę i dane przedsiębiorstwa. Certyfikat pieczęci pozwala całkowicie zautomatyzować proces zarządzania fakturami w systemie. Ogranicza też konieczność wyrabiania osobnych kwalifikowanych podpisów elektronicznych poszczególnym pracownikom.
Uwierzytelnianie można również przeprowadzać za pomocą Profilu Zaufanego lub tokena wygenerowanego przez KSeF. Certyfikat pieczęci lub podpisu to jednak bardziej wszechstronne rozwiązania, które mogą ułatwić zarządzanie dokumentami wewnątrz i na zewnątrz firmy.
