W przestrzeni biurowej dominują stanowiska komputerowe, które mogą znajdować się w oddzielnych pomieszczeniach lub na otwartej przestrzeni. Jednak pracodawcy potrzebują również sali konferencyjnej, która zapewnia odpowiednie warunki do spotkań z pracownikami lub kontrahentami. Nie każda firma dysponuje takim pomieszczeniem, a wyposażenie sali konferencyjnej to niemały wydatek, dlatego na rynku istnieje duże zapotrzebowanie na usługi związane z wynajmem przestrzeni biznesowych.
Lokalizacja dla centrum konferencyjnego
Ośrodek z salami konferencyjnymi do wynajęcia najlepiej założyć w dzielnicy biznesowej, czyli w pobliżu biurowców i budynków przemysłowych. Jeżeli w mieście nie ma takiej dzielnicy, wówczas warto samodzielnie wytypować rejon, w którym znajduje się najwięcej firm oraz instytucji publicznych (pomieszczeń konferencyjnych potrzebują również urzędy, administracja publiczna czy służby mundurowe). Można również obrać zupełnie przeciwny kierunek i założyć centrum konferencyjne poza miastem, w okolicy atrakcyjnej turystycznie. Niezależnie od lokalizacji należy zadbać o profesjonalne wyposażenie sali konferencyjnej oraz infrastrukturę, w tym szczególnie miejsca parkingowe, wygodny dojazd czy podjazd dla niepełnosprawnych.
Jak przygotować centrum konferencyjne?
Klienci biznesowi czy instytucjonalni wynajmują sale konferencyjne w różnych celach. Czasami chodzi o przeprowadzenie niezbędnego szkolenia, innym razem o konferencję dla pracowników naukowych. W salach konferencyjnych organizowane są również premiery produktów, bankiety charytatywne, odczyty, konferencje prasowe, pokazy, a nawet imprezy integracyjne. Ważne jest zatem, aby wyposażenie sali konferencyjnej, jak i cały budynek były przystosowane do różnych potrzeb biznesowych.
Centrum konferencyjne powinno składać się z co najmniej kilku sal o zróżnicowanej powierzchni.
Ponadto budynek:
– powinien być wyposażony w wydajne i nowoczesne instalacje: bezobsługowe ogrzewanie, klimatyzację oraz wentylację mechaniczną;
– powinien zapewniać stabilne i szybkie łącze internetowe;
– powinien być wyposażony w mocne oświetlenie oraz osłony przeciwsłoneczne;
– musi zapewniać optymalne warunki akustyczne (należy wyeliminować echo, wyciszyć pomieszczenia, zastosować stolarkę o wysokiej dźwiękoszczelności);
– musi zapewniać toalety i szatnie;
– może zapewniać udogodnienia w postaci miejsca do odpoczynku lub usług gastronomicznych.
Niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej
Odpowiednie przygotowanie budynku to podstawa, ale nie mniejszą uwagę trzeba poświęcić wyposażeniu pomieszczeń. W każdej sali konferencyjnej muszą znajdować się wygodne krzesła – najlepiej sprawdzą się modele tapicerowane i z możliwością układania w stos. Spotkania mogą odbywać się przy jednym dużym stole konferencyjnym lub kilku mniejszych ustawionych w prostokąt, kwadrat lub podkowę. Wyposażenie sali konferencyjnej to także projektory i ekrany projekcyjne, które umożliwiają przeprowadzenie prezentacji biznesowych i naukowych. Należy zainwestować również w profesjonalny sprzęt audio-wideo (kamery, głośniki, mikrofony), który jest niezbędny przy szkoleniach, wykładach i wideokonferencjach. Szerzej na ten temat można przeczytać w artykule „Podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej”.
Wynajem sali konferencyjnej – czy to dobry pomysł na biznes?
Centrum konferencyjne to duże przedsięwzięcie, które wymaga opracowania szczegółowego biznesplanu oraz analizy potrzeb lokalnego rynku. Trzeba znaleźć budynek w dobrej lokalizacji, a następnie zaadaptować go, co wymaga czasu i znacznych nakładów finansowych. Ponadto odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej może sprawiać trudność, ponieważ trzeba zadbać o szereg aspektów – od komfortu użytkowników, przez kwestie techniczne, aż po estetykę wnętrza. Jeśli chodzi o zarobki, te zależą od zakresu usług, lokalizacji, renomy ośrodka oraz wielkości sali. Wynajem małej sali kosztuje w granicach 40-45 zł za godzinę, średnie sale do 20 osób to koszt 40-65 zł za godzinę, duże sale wynajmowane są za 75-80 zł za godzinę, zaś wielkie sale i aule dostępne są od ok. 100 zł za godzinę.
