Konieczność posiadania biura to problem, z którym przedsiębiorcy spotykają się na każdym etapie prowadzenia działalności. Oczywistym jest, że potrzeba ta może mieć najróżniejszy wymiar podyktowany np. ilością pracowników czy charakterem oferowanych usług.
Jaki są realne koszty prowadzania biura, o czym należy pamiętać i w jaki sposób można zredukować płatności związane z biurem? Przyjrzymy się tej kwestii dokładnie.
Prowadzenie biura – jakie są najczęstsze koszty?
Wyobraźmy sobie młodego, rozpoczynającego swój biznes przedsiębiorcę. Ów przyszły rekin biznesu stoi właśnie przed koniecznością wyliczenia początkowych kosztów działalności i wpisania ich w swój biznesplan. Problem biura pojawia się już na samym początku.
Gdzie będę pracował? Gdzie mam przyjmować klientów? Ile miejsce na biuro potrzebuję?
Te i podobne pytania zadaje sobie każdy początkujący właściciel firmy. Załóżmy teraz, że nasz bohater chciałby wynająć niewielkie biuro, gdzieś w pobliżu centrum miasta. Z jakimi kosztami musi się liczyć?
Koszty stałe
– Opłata za czynsz – od kilkuset złotych za małe biuro (15m2) na obrzeżach miasta do nawet kilku, kilkunastu tysięcy za duże metraże w dogodnych punktach miasta.
– Opłaty za ogrzewanie i elektryczność – część najemców rozlicza poza czynszem opłaty związane z korzystaniem z energii elektrycznej i instalacji cieplnej. To często dodatkowy koszt 17 zł za metr kwadratowy.
– Opłata za szybki internet – nie każde biuro ma w standardzie połączenie z Internetem. Warto mieć to na uwadze.
Koszty jednorazowe
– Umeblowanie i wyposażenie biura – biurko, szafa na dokumenty, wygodny fotel, żaluzje na okna oraz pozostałe niezbędne elementy. Musi być funkcjonalnie i komfortowo!
– Służbowy sprzęt do pracy – firmowa komórka, laptop, drukarka to tylko część elementów. Trzeba doliczyć do tego też oprogramowanie, takie jak system operacyjny czy pakiet Office do biura.
– Koszty dojazdu lub parkingu – niestety, nie da się mieszkać w biurze. 😉 Dlatego pamiętać trzeba też o paliwie lub opłatach za użytkowanie miejsca parkingowego.
Ograniczanie kosztów – z czego można zrezygnować?
Podliczając wszystkie koszty nasz młody przedsiębiorca z pewnością stwierdzi, że początkowy koszt związany z wynajęciem i wyposażeniem biura będzie dość wysoki. W pierwszej fazie biznesu, w niektórych wypadkach może okazać się wręcz nie do przeskoczenia. Niezbędne jest wtedy zredukowanie opłat związanych z prowadzaniem biura np. poprzez rezygnację z części udogodnień, wyposażenia czy zmianę lokalizacji.
Oto kilka sposobów na dodatkowe oszczędności związane z prowadzeniem biura:
– Coworking – znakomite rozwiązanie, jeżeli nie zależy nam na dużej powierzchni i cenimy sobie codzienne kontakty biznesowe. Powierzchnia coworkingowa jest dużo tańsza od zwykłego biura, a dodatkowo zapewnia niezbędne miejsce np. na spotkanie z klientem. Niektóre oferty umożliwiają wynajem miejsca dla kilkuosobowego zespołu pośród innych zespołów i firm, inne umożliwiają wynajem pojedynczego biurka.
– Wirtualne biuro – doskonały pomysł, który sprawdzi się freelancerom i zespołom, które w pełni mogą pracować zdalnie. Pracować można w domu, a wirtualne biuro służyć będzie za adres rejestracyjny i korespondencyjny.
– Inkubatory przedsiębiorczości – bardzo dobre wyjście dla młodych przedsiębiorców. Z reguły zapewniają np. powierzchnię, sprzęt a nawet obsługę księgową.
– Leasing – powyższe rozwiązania sprawdzą się, jeśli przedsiębiorca nie zamierza w najbliższym czasie zatrudniać pracowników. W innym wypadku leasing to propozycja dla tych przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć koszty zakupu. To rozwiązanie świetnie może się sprawdzić np. przy umeblowaniu biura.
Podane powyżej pomysły to oczywiście najpopularniejsze sposoby. Z całą pewnością możliwych jest jeszcze wiele rodzajów oszczędności. Zawsze jednak uzależnione będą one od branży i charakteru działalności firmy. Artykuł powstał przy współpracy z firmą Full Service Office – Wirtualne Biuro Wrocław, która wspiera przedsiębiorców w prowadzeniu biznesu m.in. oferując usługę wirtualnego biura, wynajmu powierzchni biurowych, coworkingowych, sal konferencyjnych oraz mniejszych na spotkania.
Przeczytaj również:
Koszty uzyskania przychodu
