Jeśli zamierzasz założyć własną firmę lub masz już swój biznes, z całą pewnością zastanawiasz się jak powinieneś prowadzić swoją księgowość. Zdążyłeś zorientować się w opcjach wyboru czyli w prowadzeniu jej na własną rękę, zatrudnieniu księgowej lub skorzystaniu z usług biura rachunkowego. Każdy właściciel firmy musi być świadomy tego, że takowe biuro przejmuje pełną kontrolę nad jego podatkami i rozliczeniami.
Co sprawdzić przed wyborem biura?
Biuro powinno proponować kompleksowe zajmowanie się dokumentami, urzędami, dostępne do naszych potrzeb i uwag zawsze wtedy, gdy tego potrzebujemy. Musi być grupą wykwalifikowanych ludzi biorących odpowiedzialność za wykonywane przez siebie czynności.
Decydując się na wybranie usług biura rachunkowego, należy rozważnie przeanalizować poniższe aspekty:
1) Posiadana licencja
Księgowy powinien posiadać licencję wydawaną oficjalnie przez Ministra Finansów. Licencja nie jest wydawana na całe biuro, ale na konkretną osobę – bez niej nie można świadczyć w świetle prawa usług obrachunkowych. Licencja potwierdza posiadane przez księgowego kwalifikacje zawodowe w zakresie księgowości.
2) Ubezpieczenie biura
Każde biuro powinno mieć wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej OC, które będzie chroniło nas w razie popełnienia przez biuro błędów. Ważna polisa OC jest ważnym warunkiem, który powinna spełnić każda rzetelna firma. Ponadto należy zwrócić uwagę na wysokość polisy, gdyż jej minimalna wartość może nie pokryć danych roszczeń.
3) Osiągalność biura
Istotną kwestią jest możliwość kontaktu z biurem. Trzeba sprawdzić godziny jego otwarcia, możliwość bezpośredniego kontaktu z księgowym i kanały, którymi będzie przebiegała komunikacja. Niejednokrotnie będziemy potrzebowali udzielenia jak najszybszych informacji.
4) Dostęp do dokumentacji
Powinniśmy mieć możliwość łatwego elektronicznego kontaktu z biurem, które poprzez Internet udostępni nam dokumenty i niezbędne zestawienia, zaoszczędzając tym samym nasz cenny czas tracony na dojazdach. Dobrym i wykorzystywanym przez wiele biur narzędziem jest pełna księgowość online.
5) Bezpieczeństwo danych i dokumentów firmy
Niezmiernie ważne jest przechowywanie w formie fizycznej dokumentów i danych w taki sposób, aby nie znalazły się w niepowołanych rękach. Dlatego warto wiedzieć, jak są przechowywane dokumenty, oświadczenia, druki w wersji papierowej i w wersji elektronicznej. Najlepiej byłoby, gdyby dane biuro posiadało sprawny monitoring, zarówno w lokalu jak i na terenie całego obiektu. Dane przechowywane elektronicznie powinny być odpowiednio zaszyfrowane i zabezpieczone. Musimy być pewni, że jest prowadzona kopia zapasowa naszych dokumentów i biuro posiada specjalistyczną pomoc w zakresie możliwości utraty lub skradzenia danych.
6) Dodatkowe informacje
Ponadto dobrze wiedzieć, czy biuro oferuje w zakresie swoich usług reprezentację w ZUS i US, jaki jest sposób informowania urzędów o wysokości podatków i składek oraz w jakich terminach będą przekazywane ważne deklaracje do odpowiednich organów prawnych. Dobre biuro rachunkowe bez ustanku podnosi kwalifikacje swoich pracowników przez różnorodne szkolenia i warsztaty. Przepisy nieustannie się zmieniają i bieżąca wiedza z zakresu aktualnych regulacji prawnych i możliwości ich wykorzystania podnosi poziom Twojego bezpieczeństwa.
Obecnie większość biur rachunkowych świadczy od razu komplet usług, należy jednak zwrócić uwagę na to, czy ma ono doświadczenie w branży, czy kontakt nie będzie utrudniony oraz czy nasze dokumenty będą zawsze bezpieczne. Biuro powinno być naszym partnerem, który elastycznie podchodzi do naszych potrzeb i pomaga nam rozwijać biznes. Ceny biur są bardzo zróżnicowane i należy dokładnie przeanalizować ofertę każdego z nich, aby nie ponieść niepotrzebnych kosztów.
Artykuł powstał przy współpracy z biurem rachunkowym TaxExpert24, które posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla firm z sektora MSP, start-upów czy spółek prawa handlowego.
Przejdź do działu Nowe produkty finansowe
Odwiedź inne serwisy grupy www.FinanseOsobiste.pl
www.nieruchomosciowo.biz
www.UbezpieczeniaPoLudzku.pl
www.poznajTFI.pl
