Praca zdalna to – w dobie koronawirusa – codzienność, z którą musi zmierzyć się wiele firm. Przejście w tryb home office wiąże się nie tylko z koniecznością zapewnienia pracownikom dostępu do systemów firmowych, ale też do dokumentów firmy w wersji online. Kluczowa w tej sprawie jest kwestia wprowadzenia możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów. Jak można to zrobić? Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?
Podpis na dokumencie a praca zdalna
Rozprzestrzenianie się koronawirusa spowodowało, że dużo firm zdecydowało się na wprowadzenie pracy zdalnej. Jednocześnie przedsiębiorstwa musiały zmierzyć się z niełatwą kwestią, jaką jest zachowanie sprawnego obiegu dokumentów oraz dostęp do nich w wersji online. Elektroniczne podpisywanie dokumentów jest możliwe dzięki platformie Autenti: https://autenti.com/platforma-autenti/. Za pomocą oferowanych rozwiązań uprawnione do tego osoby w firmie mogą weryfikować dokumenty i je podpisywać z dowolnego miejsca, bez konieczności wizyty w biurze. Tym samym zachowanie ciągłości w zawieraniu umów, zarówno z instytucjami publicznymi, jak i kontrahentami, jest nie tylko możliwe, ale też przebiega sprawnie i szybko.
Dokumenty firmy w wersji online
Za pośrednictwem platformy Autenti można korzystać z podpisów elektronicznych i kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Czym różnią się obydwa z oferowanych rozwiązań?
Za podpis elektroniczny jest uznawane np. podpisanie maila imieniem i nazwiskiem. Taki rodzaj podpisu jest najczęściej stosowany w codziennych sytuacjach, np. w celu potwierdzenia wcześniejszych ustaleń czy zmiany daty spotkania. Niestety autentyczność takiego podpisu, o ile nie powstał w ramach usług zaufania, można w łatwy sposób podważyć. Żeby zwiększyć jego autentyczność, warto go składać za pośrednictwem Autenti. Wtedy zostanie powiązany z konkretnym adresem mailowym i numerem telefonu podpisującego, dlatego nie będzie wątpliwości co do weryfikacji osoby, która podpisała dany dokument.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Można z niego korzystać zarówno w kontaktach biznesowych, jak i w komunikacji z urzędami i instytucjami publicznymi. Jest przypisany do konkretnej osoby, której tożsamość została wcześniej zweryfikowana. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest poświadczany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, który umożliwia weryfikację podpisującego. Warto również zaznaczyć, że złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, które jest poświadczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ma taką samą moc prawną, jak oświadczenie woli złożone w formie pisemnej.
Elektroniczne podpisywanie dokumentów – czy jest bezpieczne?
Chociaż część firm nadal wzbrania się przed wprowadzeniem elektronicznego podpisywania dokumentów, tak naprawdę elektroniczne podpisy są bezpieczniejsze od własnoręcznych, a ich używanie jest bardzo wygodne. Jakie argumenty przemawiają na korzyść kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
1. Zawsze jest przyporządkowany do konkretnej osoby
Składanie podpisu elektronicznego odbywa się przy użyciu danych, nad którymi kontrolę sprawuje podpisujący. Stąd można założyć, że inne osoby nie będą miały dostępu do podpisu.
2. Dużo trudniej go sfałszować niż podpis własnoręczny
Sfałszowanie podpisu polega na złożeniu go przez inną osobę niż wskazaną w dokumencie w imieniu tej osoby. Podpis elektroniczny określa, jakie dane są użyte do złożenia podpisu. Mogą one uwzględniać imię, nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu (dane osobowe). Te dane mogą posłużyć również do weryfikacji osoby składającej podpis. Innymi słowy, udostępniając dokument osobie, która znajduje się pod danym adresem e-mail i posługuje się danym numerem telefonu, mamy pewność, że podpis elektroniczny złożyła właściwa osoba.
W przypadku podpisu kwalifikowanego, dane, które są niezbędne do jego złożenia, przechowuje się w przeznaczonym do tego celu urządzeniu kryptograficznym, które zapewnia należytą ochronę danych i bezpieczne złożenie podpisu.
Jego podrobienie jest niemożliwe, ponieważ dostęp do kluczy, ma tylko osoba, której został wydany certyfikat. Silne mechanizmy uwierzytelnienia chroniące ten dostęp, podobnie jak do konta bankowego wymagają użycia telefonu oraz podania kodu PIN.
3. Uniemożliwia niekontrolowane dokonywanie zmian
Nie da się (w sposób niezauważalny) wprowadzić zmian do dokumentu, który wcześniej został podpisany e-podpisem. Podpisy elektroniczne są zabezpieczane odpowiednimi certyfikatami. Ich naruszenie i próba zmian w podpisach jest widoczna w oprogramowaniu, które umożliwia weryfikację dokumentów podpisanych elektronicznie. Wszystkie zmiany danych wprowadzone na podpisanych dokumentach są komunikowane przez system i łatwo je rozpoznać.
4. Funkcjonuje razem z certyfikatem kwalifikowanym
Podpis kwalifikowany i certyfikat kwalifikowany to nierozłączny duet. To właśnie certyfikaty sprawiają, że podpisy są w pełni bezpieczne. Wszystko dlatego, że certyfikaty mogą być wydawane jedynie przez tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy dbają o bezpieczeństwo generacji i użycia kluczy, jak i odpowiadają za dokładną weryfikację tożsamości osób ubiegających się o certyfikaty. Dlatego są zaufane, rozpoznawalne w całej Europie oraz gwarantują wcześniejszą weryfikację tożsamości podpisującego.
Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu nie masz już żadnych wątpliwości, co do korzyści płynących z korzystania z podpisu elektronicznego. Zapraszamy do korzystania z platformy Autenti. Szczegóły dotyczące naszej oferty znajdziesz tutaj: https://autenti.com/cennik/.
