Każda firma oferująca towary lub usługi musi liczyć się z tym, że klienci mają prawo zareklamować zakupione dobro. Chociaż wydawać by się mogło, że dla każdego przedsiębiorcy jest to czarny scenariusz, wbrew pozorom może on przekuć taką sytuację na swoją korzyść.
Sprawna obsługa reklamacji może ocieplić wizerunek przedsiębiorstwa w oczach klientów i osłodzić gorzkie odczucia wynikające z nabycia wadliwego produktu. Aby było to możliwe, warto wdrożyć niezawodny system zarządzania dokumentami.
Zgodnie z polskim prawem każda firma ma dwa tygodnie na rozpatrzenie złożonej przez konsumenta reklamacji. Po tym czasie – jeżeli przedsiębiorca nie ustosunkował się do wniosku – uważa się, że uznał go za uzasadniony. Między innymi dlatego kluczowe jest posiadanie sprawnie funkcjonującego systemu obsługi tego typu pism. Najlepszym rozwiązaniem jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją reklamacyjną. Zamiana papierowych dokumentów na ich cyfrowe wersje usprawni i przyspieszy proces rozpatrywania wniosków, pozwoli również uniknąć sytuacji, w których zostaną one „przeterminowane”.
Główne prawa, jakimi rządzi się elektroniczny system zarządzania dokumentami, to szybkość i precyzja. Wprowadzone do niego wniosku natychmiast trafiają do e-obiegu i bezzwłocznie docierają do odpowiedniej osoby. Każdemu wnioskowi automatycznie przypisana zostaje data jego przedawnienia oraz indywidualny numer umożliwiający jego natychmiastowe odnalezienie. Usystematyzowanie obsługi reklamacji wprowadza tak ważny w tym obszarze ład.
System zarządzania dokumentami pozwala również na upoważnienie konkretnych osób do wglądu w dokumentację. Możemy sprawdzić, czy wniosek uzyskał już akceptację lub komentarz na poszczególnych szczeblach. Jeśli potrzebujemy dodatkowej opinii, możemy go łatwo przesłać do specjalisty. Co więcej wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwi optymalizację procesu reklamacji w przedsiębiorstwie, pozwoli również na przeprowadzenie dokładnej analizy reklamacji i wykrycie ewentualnych wad produktów.
Jednym z dostawców takich rozwiązań jest firma Primesoft Polska z Poznania. Pod okiem doświadczonych specjalistów powstało oprogramowanie V-Desk umożliwiające elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Przed każdym wdrożeniem eksperci szczegółowo analizują potrzeby danego przedsiębiorstwa tak, by software był ściśle do nich dopasowany i rozwiązywał wszelkie istniejące problemy. Pracownicy każdego wdrażającego V-Desk przedsiębiorstwa przechodzą również szkolenie z jego obsługi. System zarządzania dokumentami autorstwa Primesoft Polska to proste i intuicyjne narzędzie, które nie wymaga zakupu drogiego sprzętu. W większości przypadków w zupełności wystarczą skanery, które klienci już posiadają. Zarządzanie reklamacjami z poziomu programu V-Desk jest proste, zaś obsługa wniosków sprawna i skuteczna. Wdrożenie elektronicznego systemy zarządzania dokumentami to najlepszy sposób na usprawnienie oraz optymalizację procesów reklamacyjnych w przedsiębiorstwach.
