Wszystkie rodzaje działalności gospodarczej mają jedną cechę wspólną: niezależnie od branży, wielkości czy typu działalności każda firma musi mieć kogoś odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli mówiąc prościej księgowego lub księgową. Kwestię działu księgowego można jednak we współczesnych realiach rozwiązać na różne sposoby i daje się wyraźnie zauważyć trend do rezygnacji z form tradycyjnych, czyli zatrudniania pracownika lub pracowników na pełny etat.
Coraz powszechniejszą praktyką jest powierzenie prowadzenia rachunkowości firmy jednemu z biur rachunkowych w Warszawie – zasadniczym powodem jest opłacalność takiego rozwiązania dla firmy i to na kilku płaszczyznach.
Po pierwsze zatrudniony na etacie pracownik księgowości wcześniej czy później się rozchoruje, co w praktyce przełoży się albo na całkowity paraliż działu (jeśli pracował tam sam), albo w najlepszym razie na kumulację obowiązków i tym samym potencjalne przestoje. Każde biuro rachunkowe w Warszawie dysponuje natomiast odpowiednią bazą pracowników, by o jakichkolwiek przerwach w pracy nie mogło być mowy, dzięki czemu firma funkcjonuje sprawniej.
Drugą sprawą jest kwestia samych kosztów pracy działu księgowego, które w skali roku zwykle liczone są w dziesiątkach tysięcy złotych. Biura rachunkowe oferują swoje usługi taniej, nie wymagają również nieustannego doinwestowywania ich działalności – własnych pracowników trzeba bowiem wysyłać na szkolenia podnoszące kwalifikacje, dostarczyć im odpowiedni sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem, a także dbać o to, by doszkalali się w zakresie zmian zachodzących w regulacjach prawnych dotyczących finansów firmy. Biura rachunkowe są po prostu tańsze.
Pieniądze to nie wszystko
Cena usług to jednak nie jedyny powód do tego, by naprawdę poważnie zastanowić się nad przeniesieniem księgowości „na zewnątrz” – kolejnym ważnym powodem może być często ignorowany fakt zakresu odpowiedzialności za błędy. W przypadku osoby zatrudnionej na umowę o pracę odpowiedzialność jest ograniczona regulacjami prawnymi do wysokości trzech miesięcznych pensji, natomiast praktycznie wszystkie renomowane biura rachunkowe w Warszawie mają wykupione polisy OC oraz zwykle odpowiadają za błędy w pełni (szczegóły są sprecyzowane w podpisywanej umowie).
Kolejna ważna sprawa to sam zakres usług – liczne biura rachunkowe w Warszawie mają w swej ofercie rozmaite usługi dodatkowe, jak np. badanie sprawozdań finansowych, uzyskiwanie opinii prawnych czy nawet wspieranie działań biznesowych firmy.
Bezpieczeństwo i zaufanie
Najważniejszą korzyścią zaś jest budowanie dzięki długoletniej współpracy pomiędzy firmą a biurem rachunkowym stabilnej relacji, której efektem jest sprawne współdziałanie oraz coraz lepsze zrozumienie dla specyfiki działania danego podmiotu. To z kolei pozwala podejmować skuteczniejsze decyzje rachunkowo-podatkowe i optymalizować podatki, co bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe firmy.
Z perspektywy właściciela firmy bardzo ważne jest także, że działalność zewnętrznych biur rachunkowych jest regulowana przez Ministerstwo Finansów – wydaje ono zezwolenia na działalność (certyfikaty), które są świadectwem potwierdzającym kompetencje danego biura do zajmowania się działalnością rachunkową.
