Głównym celem wspólnot mieszkaniowych jest zapewnienie mieszkańcom i właścicielom sprawne oraz bezkonfliktowe zarządzenie nieruchomością. Dzięki nim możliwe jest szybkie podejmowanie decyzji czy też komunikowanie się z przedstawicielami urzędów. Zadania wspólnoty mieszkaniowej są więc bardzo rozległe i mają realny wpływ na to, czy życie w konkretnym budynku będzie komfortowe. Które z nich są najbardziej istotne?
Podejmowanie decyzji odnośnie wspólnej nieruchomości
Warto na wstępnie zaznaczyć, że organem wykonującym większość zadań wspólnoty mieszkaniowej, jest zarząd. Wybiera się go na pierwszym posiedzeniu, a jego pracę kontroluje za pomocą rocznych sprawozdań i bieżących raportów.
Wspólnota mieszkaniowa w głównej mierze dba o to, aby nieruchomość cały czas pozostawała w jak najlepszym stanie i była dostosowana do potrzeb jej mieszkańców lub użytkowników. Zgodnie z tą ideą zarząd ma za zadanie:
– reagować na zgłoszenia członków wspólnoty odnośnie zmian wynikających ze starzenia się lub niszczenia budynku,
– wybrać odpowiednią firmę, która zajmie się renowacją i konserwacją,
– podpisać umowy z dostawcami mediów,
– rozliczać się z wykonawcami,
– wybrać administratora budynku.
O ile na zebraniu wspólnoty nie zdecydowano inaczej, to właśnie jest podstawowy zakres obowiązków zarządu. Cała wspólnota z kolei bierze udział przy podejmowaniu decyzji dotyczących:
– przyjęcia rocznego planu, w którym określa się priorytet remontów i ich maksymalny budżet,
– wynagrodzenia dla zarządu i administratora,
– zagospodarowania wolnej lub zajętej przestrzeni – np. przemianowania mieszkania w lokal użytkowy, podziału gruntu lub odsprzedania części działki,
– określenia wysokości udziałów we wspólnocie,
– kwestionowania działań zarządu.
Jak widać samo wybranie zarządu nie oddaje całej władzy we wspólnocie tylko w ręce jednego człowieka lub instytucji. Rozwiązanie jest niezwykle korzystne, ponieważ umożliwia ciągłe kontrolowanie poczynań wewnątrz wspólnoty i reagowanie na negatywne zmiany. Każdy właściciel ma bowiem prawdziwy wpływ na to, jak będzie użytkowana wspólna przestrzeń budynku i może wyrazić swoje poparcie lub zanegować działanie zarządu.
Reprezentowanie właścicieli
Wspólnota mieszkaniowa, a w szczególności zarząd, ma za zadanie reprezentowanie swoich interesów na zewnątrz. Dotyczy to zarówno kontaktowania się z odpowiednimi urzędami, jak i brania udziału w sprawach sądowych. Oznacza to, że wspólnota wybiera osobę lub firmę, która będzie odpowiadała w jej imieniu w przypadku powództwa czy spraw majątkowych. Warto więc mieć na uwadze to, że taki podmiot powinien posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętności, by w razie kryzysowych sytuacji być w stanie działać we właściwy sposób.
Zarządzanie finansami
Wspólnota mieszkaniowa posiada własny budżet, dzięki któremu możliwe jest realizowanie zadań założonych w corocznym planie. Z tych pieniędzy opłaca się również wynagrodzenie dla zarządu, rozlicza z osobami odpowiedzialnymi za prace remontowe czy przeprowadza poważne zmiany w konstrukcji budynku. Zarządzanie finansami sprowadza się do wielu kwestii i często podlega księgowaniu w specjalistyczny sposób, dzięki czemu właściciele mogą sprawdzić, na co dokładnie zostały wydane pieniądze. Profesjonalne podejście do tego tematu zdecydowanie może ułatwić działanie wspólnoty mieszkaniowej i ogranicza powstawanie konfliktów.
Sporządzanie i ocenianie raportów
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej powinien raz do roku przedstawić wszystkim członkom dokładne rozporządzenie, w którym zostanie opisany każdy aspekt jego działalności. Na tej podstawie mieszkańcy mogą zdecydować, czy zgadzają się na kontynuowanie prac zarządu, czy też wspólnota mieszkaniowa musi wybrać inną jednostkę, która przejmie podstawowe obowiązki. Roczny plan jest także podstawą do tego, by wspólnota mieszkaniowa i jej zarząd mogły podjąć jakiekolwiek działania.
Artykuł powstał we współpracy z Nawigator Nieruchomości Sodo&Sokół
www.nawigator-nieruchomosci.pl
Zarządzanie i administrowanie nieruchomościami w Warszawie i Krakowie
