Podczas dynamicznego rozwoju firmy praktycznie zawsze przychodzi ten moment na przeprowadzkę, a więc wynajęcie większego biura czy ogólnie przestrzeni użytkowej, chociażby magazynu. To z całą pewnością ogromne wyzwanie logistyczne, ale dobre zaplanowanie sprawi, że przeprowadzka nie będzie taka straszna jaką ją malują.
Zakładając, że mamy już ogólnie wyznaczone miejsce docelowe naszej przeprowadzki, a więc ustaliśmy już warunki umowy najmu czy zakupu nowego lokalu to, pierwszą rzeczą jaką należy zrobić, jest poinformowanie o naszych planach pracowników. Najczęściej pracownicy już wcześniej mieli różne podejrzenia, że szykuje się zmiana siedziby, ale nie będzie dobrym zachowaniem oficjalne informowanie tuż przed samą przeprowadzką. Zwołując zebranie na 2-3 miesiące przed wyprowadzką dajemy ludziom szansę na oswojenie się z nową rzeczywistością. Trzeba być gotowym również na to, że niektórzy pracownicy mogą złożyć nam niestety wypowiedzenia. Jeśli wyprowadzka jest daleko od obecnego miejsca funkcjonowania firmy to dla niektórych pracowników dojazd do nowej siedziby może być nieopłacalny lub zbyt uciążliwy.
Na tym etapie dobrze jest także zorganizować spotkanie dla pracowników w przyszłej, nowej siedzibie firmy. Ludzie mogą zapoznać się z przyszłą siedzibą, a i jednocześnie jest to świetny moment na zaprezentowanie pozytywnych aspektów zmiany miejsca pracy, co na pewno ułatwi pracownikom akceptację nowej sytuacji.
Wyznaczamy odpowiedzialnych w firmie za przeprowadzkę
W przypadku relokacji biura, czy ogólnie siedziby, naszej działalności gospodarczej skorzystanie z pomocy firmy realizującej przeprowadzki powinno dotyczyć w zasadzie tylko samego transportu, noszenia rzeczy oraz ewentualnej pomocy przy pakowaniu mebli. Resztę zadań lepiej powierzyć swoim pracownikom, którzy są dobrze rozeznani w biurze i będą wiedzieli jak podejść do zadania. Podczas wspominanego już zebrania, na którym informujemy o przeprowadzce, wyznaczamy także pracowników mających w tym procesie pomagać. Do ich zadań powinno należeć przede wszystkim:
– koordynowanie pakowania biura
– znalezienie dobrej firmy realizującej przeprowadzki
– zabezpieczanie cennych rzeczy
– jeden pracownik powinien być odpowiedzialny za najważniejszą dokumentację w firmie
Przeprowadzka to przestój dla firmy, a więc termin powinien być przemyślany
Przeprowadzki firmy raczej nie da się fizycznie wykonać w jeden dzień. Choć samo przewiezienie rzeczy faktycznie tyle potrwa to jednak ostatnie dni działania starego biura będą kompletnie zdezorganizowane, a i w pierwszych dniach w nowym miejscu nie ma co liczyć na dużą wydajność. Dobrym momentem na przeprowadzkę firmy jest więc okres wakacyjny. Choć część osób jest na urlopach to jednak w tym okresie zazwyczaj firmy ogólnie mają mniej pracy. Jednocześnie należy wyznaczyć termin ostateczny, powyżej którego nie przyjmuje się żadnych nowych projektów. 3 dni przed i kolejne 3 dni po wyprowadzce warto mieć w miarę wolne, z pozamykanymi wszystkimi ważnymi pracami.
Warto zaangażować wszystkich pracowników do pakowania
Jeśli przeprowadzka dotyczy typowego biura to świetnym pomysłem jest zaangażowanie każdego pracownika do spakowania własnego miejsca pracy na dzień przed planowanym transportem. Pracownik pakując własne biuro będzie doskonale wiedział w jaki sposób zrobić to bezpiecznie, a przy tym szybciej zorganizuje sobie miejsce pracy w nowym już biurze, wiedząc gdzie wszystko się znajduje.
Z uwagą pakujemy cenny sprzęt
Przeprowadzka firmy jest o tyle trudnym wyzwaniem logistycznym, że najczęściej zgromadzony majątek jest o wiele większy niż przy przeprowadzkach prywatnych, a przy tym duża jego część to cenne sprzęty elektroniczne. Za ich pakowanie powinniśmy zabrać się na własną rękę, ale wcześniej warto zaopatrzyć się w:
– naprawdę dużo folii bąbelkowej
– kilka rolek taśmy klejącej
– folię typu stretch
– pudła kartonowe o różnych pojemnościach
– styropianowe kulki, bądź stare gazety, do wypełniania wolnych przestrzeni w pudłach
Elektronikę owijamy bardzo dokładnie folią bąbelkową, następnie całość otulamy przygotowaną wcześniej folią stretch. Mniejszy sprzęt biurowy z powodzeniem możemy pakować do kartonów, pamiętając o tym, aby ich nie przeciążać. Kartony dodatkowo oklejamy taśmą, szczególnie na spodzie, a do tego staramy się wypełniać je gazetami czy granulatem styropianowym. Każdy karton starajmy się dokładnie opisywać, a jeśli jest taka potrzeba to i wyraźnie oznaczać górę kartonu.
Najważniejsza w firmie zawsze jest jednak kwestia dokumentów. Te przede wszystkim pakujemy do kartonów, które następnie specjalnie oznaczamy. Dokumenty zawsze należy mieć pod ręką, pilnować je od samego początku do końca. Dobrym pomysłem jest wyznaczenie jednego pracownika, który będzie odpowiedzialny właśnie za dokumenty. Lepiej żeby zajęła się tym osoba z naszego otoczenia niż jakiś pracownik zewnętrzny.
Kwestię spakowania mebli najlepiej zostawić firmie wykonującej przeprowadzkę
Oczywiście z całego dobytku naszego biura pozostaną jeszcze różnego rodzaju meble. W przypadku zwykłego biura będą to stoły, szafy, krzesła, ławy i biurka, których pakowanie lepiej zostawić już specjalistycznej firmie zajmującej się naszą przeprowadzką. Pracownicy zajmą się nie tylko wynoszeniem mebli i pakowaniem ich na samochody, ale także zabezpieczaniem. Dobre firmy posiadają specjalne maty, dzięki którym można meble skutecznie chronić. Sobie warto zostawić zabezpieczanie mebli tylko wyjątkowo delikatnych i cennych, chociażby tych z sali konferencyjnej.
Oczywiście mając do wyniesienia także na przykład maszyny produkcyjne czy profesjonalny sprzęt magazynowy musimy wynająć do tego specjalistyczną firmę. Absolutnie nie powinniśmy dokonywać takiej relokacji na własną rękę.
Dobre planowanie to więcej niż połowa sukcesu
Jak widać teraz, zrealizowanie przeprowadzki naszej firmy nie jest zadaniem prostym, ale szybko może się ono takie stać jeśli tylko odpowiednio się do tego przygotujemy. Dajmy sobie na przeprowadzkę naprawdę kilka długich tygodni, na początku których wszystko dokładnie zaplanujmy i skonsultujmy z pracownikami. Jeśli do tego dodamy wynajęcie profesjonalnej firmy realizującej przeprowadzki to na pewno nie będzie problemów.
Wpis napisany we współpracy z Fortis ® – Przeprowadzki biur i firm na terenie Łodzi i Polski
