Fundusze unijne mogą być pozyskiwane na dwa podstawowe sposoby, czyli poprzez przygotowanie własnego projektu lub wzięcie udziału w projektach zewnętrznych. Zasady udzielania dotacji z Unii Europejskiej nie są skomplikowane, jednak warto dokładnie się z nimi zapoznać. W 2023 roku nie ulegną one znaczącym zmianom i wciąż pozostają dostępne dla osób fizycznych, przedsiębiorców, instytucji, organizacji pozarządowych czy jednostek naukowych i jednostek samorządu terytorialnego.
Określenie celu i wybór programu
Każda osoba starająca się o dofinansowanie z Unii Europejskiej powinna na początek określić cel, na który zamierza przeznaczyć środki. Z tego względu kluczowe znaczenie ma przygotowanie biznesplanu dla prowadzonej działalności gospodarczej, odpowiednio przedstawiającego pomysł z jego uzasadnieniem oraz wykazem potencjalnych skutków inwestycji. Należy też zawrzeć zakres przestrzenno-czasowy projektu, a więc określić miejsce i okres jego wykonania na terenie gminy, powiatu, województwa czy całego kraju. Fundusze unijne pozwalają na pozyskanie dotacji w ramach różnych programów operacyjnych. Jego specyfika powinna odpowiadać potrzebom prowadzonej działalności. Program operacyjny musi umożliwiać realizację działań, które przyczynią się do określonego wcześniej celu.
Składanie wniosku i jego weryfikacja
Ważnym etapem jest wybór instytucji ogłaszającej konkurs w ramach realizowanych działań. Duże znaczenie ma też zapoznanie się z ustalonymi terminami naboru wniosków czy miejscem ich składania, a także zebranie dokumentacji niezbędnej do poprawnego opracowania aplikacji konkursowej. Aby złożyć wniosek, należy wypełnić stosowny formularz dostępny na stronie www programu operacyjnego. Jeżeli dofinansowanie ma być udzielone po raz pierwszy, warto zastosować się do instrukcji. Formularz trzeba przesłać w postaci papierowej oraz elektronicznej, uwzględniając w załączniku biznesplan, harmonogram realizacji, studium wykonalności oraz analizę finansową. Po złożeniu dokumenty te podlegają ocenie merytorycznej i formalnej, zwłaszcza pod kątem zgodności projektu z wymaganiami oraz poprawności jego treści. Czas oczekiwania na sprawdzenie wniosku wynosi do trzech miesięcy. W 2023 roku wciąż warto korzystać z usług firm, które świadczą pomoc w pozyskiwaniu funduszy unijnych. Taką ofertę posiada InnovaTree. Poza wypełnianiem wniosku, udziela ona wsparcia przy monitorowaniu umów czy rozliczeniach umów na fundusze europejskie.
Podpisanie umowy z instytucją przekazującą dotację
Aby otrzymać dotację z UE, należy podpisać umowę z instytucją zajmującą się jej przekazaniem. Dokument ten zawiera wykaz obowiązków i uprawnień, a także budżet i plan realizacji projektu czy szczegóły rozliczeń. W 2023 roku dotacje nadal wypłacane są w formie refundacji, której uzyskanie wymaga złożenia wosku o wypłatę z fakturami potwierdzającymi poniesione wydatki. Warunkiem przyznania środków pieniężnych jest spełnienie wszystkich warunków zawartych w umowie. Zestaw dokumentów potrzebnych do podpisania umowy może się różnić zależnie od specyfiki projektu czy rodzaju reprezentowanego podmiotu.
Realizacja opracowanego projektu
Fundusze unijne pozwalają na sfinansowanie konkretnych wydatków, z których rodzajem oraz specyfiką można się zapoznać już na etapie opracowywania wniosku o dotację. Podczas realizacji projektu należy przede wszystkim pamiętać o tym, aby rozsądnie i zasadnie wydawać przyznane środki pieniężne. Dotacje wymagają zarządzania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, dlatego trzeba pamiętać o dokumentowaniu wszystkich wydatków w sposób odpowiedni dla wytycznych instytucji udzielającej dofinansowania. Wydatki niewpisane wcześniej do kosztorysu we wniosku nie zostaną rozliczone. Przyjęcie dofinansowania zobowiązuje też do ponoszenia wszelkich kosztów z zachowaniem podstawowych zasad uczciwej konkurencji, przejrzystości, jawności i efektywności. Wytyczne dotyczące kwalifikacji wydatków są wyszczególniane dla każdego programu operacyjnego.
