Po wezwanie do zapłaty zazwyczaj sięgamy kiedy mamy problem a naszymi kontrahentami, którzy nie płacą faktur w terminie. Wysłanie wezwania do zapłaty często rozwiązuje ten problem, ale nie zawsze. Warto dowiedzieć się jak dokładnie powinno wyglądać skuteczne wezwanie do zapłaty i co powinno w sobie zawierać.
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty jest to jedna z form windykacji polubownej. Sięgamy po nią kiedy mamy problemy z kontrahentami i nie płacą oni faktur na czas. Jest to sytuacja bardzo częsta i nie zawsze możliwa do uniknięcia czy przewidzenia. Skutecznym sposobem na odzyskanie zaległej zapłaty jest wystosowanie właściwego wezwania do zapłaty. Czyli pisma, które otrzymuje nasz dłużnik aby przyśpieszyć proces spłacenia długu. Kiedy inne, mniej oficjalne formy nie przynoszą skutku, wysłanie wezwania do zapłaty często kończy się sukcesem, ponieważ dłużnik czuje się zobowiązany do spłacenia zobowiązania.
Jak powinno wyglądać skuteczne wezwanie do zapłaty?
Skuteczne wezwanie do zapłaty powinno cechować się:
– Odpowiednią i sprawdzoną w praktyce treścią
– Informacją o zewnętrznej kancelarii windykacyjnej
– Wpływem na dłużnika poprzez kanał SMS lub e-mail
Dodatkowo powinniśmy mieć pewność, że wezwanie zostało przygotowane przez doświadczonych prawników. Wtedy dłużnik jest przekonany o tym, że zleciliśmy dług firmie windykacyjnej. Dużym ułatwieniem jest kiedy możemy sami wygenerować wezwanie wtedy kiedy nam to odpowiada. Ważne jest również, aby dłużnik otrzymał dodatkowo wezwanie poprzez e-mail oraz SMS.
Takie pismo powinno informować o wysokości długu, kwocie odsetek za opóźnienie w zapłacie oraz termin i sposób spłaty długu. Zanim udamy się do sądu aby rozwiązać ten problem, powinniśmy rozważyć taką formę ściągnięcia długu. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniemy czasochłonnej i kosztownej procedury sądowej. Jeśli taka forma nie poskutkuje mamy dowód, że próbowaliśmy rozwiązać problem w polubowny sposób.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
W internecie możemy znaleźć wiele wzorów jak poprawnie napisać wezwanie do zapłaty, ponieważ nie ma odgórnie narzuconego przez sąd wzoru wezwania do zapłaty.
Trzeba jednak pamiętać, że takie wezwanie powinno zawierać:
– dane naszego dłużnika
– nasze dane
– informację o wysokości długu i z jakiej umowy lub sytuacji ten dług wynika
– wysokość naliczonych odsetek za opóźnienie w spłacie zobowiązania
– termin, do którego dłużnik musi spłacić dług
– konsekwencje, które spotkają dłużnika, jeżeli nie zapłaci swojego długu w terminie
– numer konta bankowego, na który dłużnik może przelać należne nam pieniądze
– nasz podpis
Jak wygenerować wezwanie do zapłaty?
Trzeba pamiętać, że często gotowe wzory z Internetu są nieefektywne i wypełnianie ich to tylko strata czasu. Aby mieć pewność, że nasze wezwanie jest skutecznie lepiej jest zainwestować w profesjonalne wezwanie. Kiedy znajdziemy wezwanie do zapłaty, które nam odpowiada i spełnia wyżej wymienione kryteria należy zrobić kilka rzeczy. Wprowadzić dane do systemu, który automatycznie wygeneruje już gotowe wezwanie. Po wygenerowaniu wezwania system od razu wysyła SMS i e-mail do dłużnika. Następnie wezwanie należy pobrać. Zajmuje to zazwyczaj zaledwie kilka sekund. Po pobraniu wezwania musimy je wydrukować, podpisać oraz wysłać do dłużnika listem poleconym. W ten sposób dłużnik otrzymuje 3 wezwania do zapłaty: klasyczne wezwanie papierowe, e-wezwanie do zapłaty oraz SMS-owe wezwanie do zapłaty.
Kluczem do sukcesu jest wysłanie jednego skutecznego wezwania zamiast, na przykład trzech czy czterech nieskutecznych wezwań w krótkim czasie. Jeśli będziemy wysyłać wezwania do skutku, dłużnik może nie czuć się zmotywowany do spłaty i nie potraktować nas poważnie. Najlepiej gdyby w wezwaniu wyraźnie było napisane jakie będą dalsze kroki w przypadku nieuregulowania spłaty. Pieczęć kancelarii windykacyjnej na wezwaniu zwiększa naszą wiarygodność i daje znać, że nie działamy samodzielnie, ale możemy polegać na profesjonalnej firmie.
Przykładem takiej pieczęci jest darmowa pieczęć prewencyjna dostępna w systemie vindicat.pl, którą można zamieszczać na wszystkich wystawianych fakturach sprzedażowych. System vindicat.pl jest dobrym przykładem narzędzia wspierającego windykację długów, gdzie szybko można wygenerować wezwanie do zapłaty i błyskawicznie odzyskał pieniądze od swojego kontrahenta.
Jak napisać trzy formy wezwania do zapłaty?
– Tradycyjne (listowne) wezwanie do zapłaty możemy sporządzić w formie papierowej i wysłać dłużnikowi listem poleconym. Jest to jeden z najpowszechniejszych sposobów upominania się o spłatę długu. – Dodatkowo należy jednak posłużyć się e-wezwaniem i SMSową formą wezwania.
– E-wezwanie jest kolejną skuteczną formą krótkiego komunikatu do uregulowania należności. Rozwój technologii sprawia, że kontrahenci szybciej przeczytają Internetowe wezwanie niż listowne.
– SMS-owe wezwanie do zapłaty podobnie jak e-wezwanie, jest to krótki komunikat, który otrzymuje dłużnik.
Najskuteczniej jest wybrać wszystkie trzy formy wezwania do zapłaty. Dzięki temu unikniemy ryzyka, że poczta do kontrahenta nie dotrze i nie będzie on miał możliwości, aby się zapoznać z jego treścią. Dodatkowo, kiedy dłużnik otrzyma trzy wezwania, będzie czuł presję aby spłacić należność.
Podsumowanie
Warto posłużyć się wyżej wymienionymi sposobami, aby rozwiązać nasze problemy i odzyskać płynność finansową. Nie ma jednak jednego przepisu na sukces. Jednakże musimy pamiętać, że aby wezwanie do zapłaty przyniosło oczekiwany skutek musi być napisane w sposób stanowczy i profesjonalny.
Artykuł powstał dzięki vindicat.pl
odzyskujemy pieniądze z niezapłaconych faktur: program do windykacji, kancelaria windykacyjna.
