Jedną z najczęstszych form prowadzenia własnego biznesu w Polsce, zaraz po jednoosobowej działalności gospodarczej, jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W celu rozpoczęcia działalności, wspólnicy muszą podpisać umowę spółki. Przedsiębiorcy, którzy preferują samodzielną działalność zaczynają od aktu założycielskiego, następnie mogą działać jako jednoosobowa spółka z o. o.
W pierwszym dokumencie spółki zawarta jest nazwa, przedmiot działalności, informacje o siedzibie. W przypadku spółki siedziba odnosi się tylko do danej miejscowości, nie powinno się utożsamiać jej z dokładnym adresem. Należy podać też dane o wysokości kapitału zakładowego oraz o liczbie i wartości nominalnej udziałów wspólników.
Posiadając gotowy pomysł na prowadzenie firmy, trzeba przeanalizować dostępne możliwości wyboru miejsca stanowiącego adres spółki. Rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, niezbędna do rozpoczęcia działania, wymaga podania adresu, który wpisać będzie można w urzędowych rejestrach. Trudnością może okazać się znalezienie odpowiedniej lokalizacji, szczególnie w dużych miastach. Oczekiwania i potrzeby mogą być bardzo odległe od oferty lokalowej, szczególnie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca musi liczyć się z ceną. Rejestrowanie spółki we własnym mieszkaniu niekoniecznie jest dobrym pomysłem, może być źle postrzegane przez kontrahentów.
Alternatywą dla wynajęcia lokalu jest wirtualny adres. Spółka może zawrzeć umowę z firmą działającą jako wirtualne biuro, która będzie obejmowała posługiwanie się oferowanym przez nią adresem w celu rejestracji spółki w KRS, umieszczenia go na wizytówkach oraz w materiałach promocyjno-reklamowych.
Czym kierować się przy wyborze adresu?
Zawsze istnieje możliwość wypowiedzenia umowy, jednak lepiej wcześniej przemyśleć wszystkie kwestie, żeby nie żałować podjętej decyzji. Przedsiębiorca powinien szczegółowo przeanalizować lokalizację biura. Zazwyczaj jest to centrum miasta, warto zwrócić uwagę na otoczenie oraz sąsiadujące firmy. Ważny jest wybór dopasowanej do potrzeb oferty, można korzystać jedynie z adresu, ale w przypadku spółki dobrze jest mieć możliwość organizowania w danym miejscu posiedzeń zarządu i zgromadzeń wspólników.
Najemca adresu może przed podpisaniem umowy poznać pracowników e-biura. Będą oni reprezentowali spółkę w kontaktach z klientami, więc muszą spełniać oczekiwania wspólników. Każde biuro działa w określonych godzinach, dlatego jeśli przedsiębiorca wie, że będzie potrzebował miejsca na spotkania w nietypowym czasie, musi skupić się na tej kwestii podczas poszukiwań.
W wyborze wirtualnego biura, rolę odgrywa też to, czy firma oferująca adres jest właścicielem lokalu, czy tylko najemcą. Określenie tej kwestii przed podpisaniem umowy, może pomóc uniknąć problemów w przyszłości. W razie chęci korzystania z przechowywania dokumentów, trzeba dowiedzieć się, w jaki sposób to przebiega i gdzie umieszczone będą ważne dla spółki materiały. Warto pamiętać o powyższych aspektach, bo wcześniejsze rozwianie wątpliwości ma wpływ na sytuację firmy.
Informacje dodatkowe dostępne są na stronie https://wirtualne-biura.com – katalogu firm oferujących usługę wirtualnego adresu.
