Rekrutacja to nie tylko szukanie nowych pracowników – to strategiczna inwestycja w przyszłość organizacji. Bez właściwego talentu nie da się skutecznie prowadzić działalności. Zazwyczaj całym tym procesem od wyszukania potencjalnych kandydatów po rozmowy rekrutacyjne i zatrudnienie zajmuje się Dział Kadr i Płac.
Dział ten zajmuje się wieloma aspektami administracji (np. prowadzenia akt osobowych czy sporządzania umów), rekrutacji czy wyliczaniem wynagrodzeń. Pracownicy tego działu pełnią więc niezwykle ważną rolę w funkcjonowaniu firmy. Ważne jest więc, by posiadały odpowiednią wiedzę i umiejętności, które można zdobyć na studiach lub na certyfikowanym, kompleksowym kursie online.
Spis treści:
1. Definiowanie wymagań stanowiska
2. Ogłoszenie oferty pracy
3. Przeglądanie zgłoszeń
4. Pierwsza rozmowa z kandydatem
5. Kolejne etapy rozmów
6. Sprawdzanie referencji
7. Przedstawienie oferty pracy
8. Zatrudnienie kandydata
9. Podsumowanie
1. Definiowanie wymagań stanowiska
Pierwszym krokiem w procesie rekrutacji jest zauważenie potrzeby zatrudnienia nowej osoby, a tuż po tym – określenie wymagań stanowiska. Dział HR (Human Resources), czyli Dział Zasobów Ludzkich lub Dział Kadr pracuje z managerami zespołów, aby zrozumieć, jakie umiejętności, doświadczenie i kwalifikacje są niezbędne dla danego stanowiska. Czasem zdarza się, że firmy zlecają rekrutację zewnętrznym agencjom, które zajmują się pierwszymi etapami, czyli wyszukaniem kandydatów i pierwszym kontaktem z nimi.
Na tym etapie przeprowadzane są szczegółowe analizy i dyskusje, które obejmują nie tylko wymagane umiejętności czy aspekty techniczne, ale także umiejętności miękkie. Dodatkowo, definiowane są oczekiwania co do charakteru i kultury pracy potencjalnego pracownika. Dobrze określone wymagania stanowiska to fundament skutecznego procesu rekrutacji.
2. Ogłoszenie oferty pracy
Następnie HR publikuje ogłoszenie o pracę na stronie firmy, w mediach społecznościowych, na portalach z ofertami pracy, a czasami także w tradycyjnych mediach, takich jak gazety.
Ogłoszenie powinno zawierać szczegółowe informacje o stanowisku, wymaganiach, korzyściach oferowanych przez firmę oraz procedurze aplikowania. Powinno być napisane w sposób klarowny i przyciągający uwagę, aby wyróżnić się na tle innych ogłoszeń i przyciągnąć odpowiednich kandydatów.
Kandydaci przesyłają zgłoszenie z wymaganymi dokumentami: CV, w którym kandydat opisuje swoje dotychczasowe doświadczenie zawodowe, wykształcenie oraz umiejętności, czasem również listem motywacyjnym, w którym osoba ubiegająca się o stanowisko oprócz swojego doświadczenia powinna zachęcić rekruterów do wybrania właśnie jej.
3. Przeglądanie zgłoszeń przez dział HR
Gdy aplikacje zaczynają napływać, Dział Kadr przeprowadza pierwszy “screening”, czyli przegląda zgłoszenia i wybiera te, które zakwalifikują się do kolejnego etapu. Na tym etapie odrzucane są aplikacje, które nie spełniają podstawowych wymagań.
HR ocenia CV i listy motywacyjne pod kątem doświadczenia, umiejętności i kwalifikacji związanych z danym stanowiskiem. Na tym etapie ważne jest, aby dokładnie przeanalizować zgłoszenia i zrozumieć, jakie unikalne talenty i umiejętności każdy kandydat może wnosić do firmy.
4. Pierwsza rozmowa z kandydatem
Rekruter kontaktuje się z kandydatami, którzy przeszli przez poprzedni etap. Są oni zapraszani na pierwszą rozmowę o pracę, którą zwykle prowadzi rekruter lub osoba z działu HR. Celem takiej rozmowy jest poznanie kandydata, zapoznanie się z jego doświadczeniem, umiejętnościami i zainteresowaniami, a także sprawdzenie, czy pasuje on do kultury firmy. Jeśli jest to stanowisko, na którym wymagana jest znajomość języka obcego, najprawdopodobniej zostanie to zweryfikowane na tym etapie. Innym istotnym elementem jest ustalenie oczekiwań kandydata względem nowego stanowiska oraz ocena, czy obie strony zyskają na współpracy.
Na pierwszą rozmowę kandydaci są zazwyczaj zapraszani do siedziby firmy, ale w obecnych czasach zdarza się, że rozmowa jest przeprowadzana online przez jeden z programów umożliwiających wideorozmowę.
W mniejszych firmach może być to jedyne spotkanie z kandydatem przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu; w takim przypadku może się zdarzyć, że kandydat jest proszony o rozwiązanie krótkiego zadania rekrutacyjnego.
5. Kolejne etapy rozmów
Zwykle jednak po pierwszej rozmowie następują kolejne spotkania. Na tym etapie najczęściej prowadzą je managerowie zespołów lub inni kluczowi członkowie firmy.
Oceniane są bardziej szczegółowe aspekty, takie jak umiejętności techniczne, zdolności analityczne, zdolności rozwiązywania problemów, a czasem także umiejętności miękkie, takie jak komunikacja czy praca zespołowa.
Te rozmowy często mają formę zadań praktycznych lub case study, które pokazują jak dany kandydat radzi sobie w realistycznych sytuacjach związanych z jego potencjalnym stanowiskiem. Celem jest nie tylko ocena umiejętności kandydata, ale także obserwacja, jak radzi sobie pod presją, jak działa w zespole i jak podejmuje decyzje.
6. Sprawdzanie referencji
Może się zdarzyć, że przed podjęciem ostatecznej decyzji zwykle kontaktuje się z poprzednimi pracodawcami kandydata, aby sprawdzić jego referencje. Pozwala to potwierdzić informacje podane przez kandydata i uzyskać dodatkowe spostrzeżenia na temat jego doświadczenia i umiejętności.
Sprawdzenie referencji pozwala również firmie dowiedzieć się więcej o stylu pracy kandydata, jego osiągnięciach i wyzwaniach, z jakimi się spotkał na poprzednich stanowiskach.
7. Przedstawienie oferty pracy
Kandydatowi, który pomyślnie przeszedł przez wszystkie etapy rekrutacji przedstawia się końcową, spersonalizowaną ofertę pracy. Oferta ta zawiera informacje na temat wynagrodzenia, benefitów, harmonogramu pracy i innych szczegółów związanych z zatrudnieniem.
To jest moment, kiedy kandydat musi podjąć decyzję, czy oferta jest dla niego atrakcyjna, czy firma spełnia jego oczekiwania i czy jest gotów dołączyć do zespołu.
8. Zatrudnienie kandydata
Po zaakceptowaniu oferty przez kandydata, HR rozpoczyna proces tzw. “onboardingu”, czyli zatrudnienia i procesu wdrażania i przeszkolenia. Proces ten ma na celu zapoznanie nowego pracownika z firmą. Kandydat jest wprowadzany do zespołu, poznaje kulturę firmy, polityki i procedury, a także otrzymuje wszelkie niezbędne narzędzia i informacje potrzebne do wykonania swojej pracy.
Odpowiednie wdrożenie jest niezwykle ważne dla zatrzymania pracowników – dobrze przeprowadzony proces integracji z zespołem i firmą pomaga nowym pracownikom poczuć się dobrze i szybko osiągnąć pełną produktywność.
Podczas wprowadzania nowy pracownik powinien być zapoznany z misją firmy, jej wartościami i kulturą, aby mógł efektywnie przystosować się do swojego nowego środowiska pracy. Z kolei pakiet szkoleń pozwoli mu zrozumieć swoje zadania i odpowiedzialności.
Równie ważne jest wprowadzenie nowego pracownika do zespołu i zapewnienie mu możliwości nawiązania relacji z kolegami. Tworzy to poczucie przynależności i wspólnoty, które jest kluczowe dla zaangażowania pracowników.
Podsumowanie
Pamiętajmy, że proces rekrutacji może się różnić w zależności od wielkości firmy, rodzaju stanowiska i specyfiki danej branży. Ważne jest jednak, aby proces był przemyślany, sprawiedliwy i transparentny, aby przyciągać najlepszych kandydatów i budować pozytywny wizerunek firmy na rynku pracy.
Rekrutacja to nie tylko szukanie nowych pracowników, ale też strategiczna inwestycja w przyszłość firmy. Dobrze przeprowadzony proces rekrutacji pomaga firmie rosnąć i prosperować, zapewniając dostęp do najlepszych talentów na rynku. Odpowiednio przeprowadzony proces rekrutacji i wdrożenia są kluczowe dla tworzenia silnych i efektywnych zespołów, które są siłą napędową sukcesu firmy.
Przeczytaj również:
5 najważniejszych pojęć w kadrach i płacach
