Za proces rekrutacji odpowiada dział HR, a w większości firm wygląda on bardzo podobnie. Mając świadomość, jakie są etapy rekrutacji, być może łatwiej będzie Ci się dostać na wymarzone stanowisko pracy.
Przeprowadzanie rekrutacji to często długi i złożony proces. Wymaga wiedzy i umiejętności zarówno z tzw. miękkiego HR-u jak i umiejętności prowadzenia administracji, którą można nabyć już na studiach lub w trakcie szkolenia z kadr i płac. To jak dokładnie będzie wyglądać rekrutacja, zależy od firmy i jej procedury, lecz uogólniając ten proces, można podzielić go na kilka etapów.
Pierwszy etap – zgłoszenie zapotrzebowania na dane stanowisko
Pierwszym etapem rekrutacji, jest sygnał ze strony danego zespołu czy zarządu firmy, że potrzeba dodatkowego pracownika. Dział HR otrzymuje takie zgłoszenie, gdzie znajdują się szczegółowe wytyczne, jakie obowiązki pełniłaby dana osoba oraz jakie są podstawowe wymagania na to stanowisko. Określa się już wstępnie, kiedy ma się rozpocząć i zakończyć cały proces rekrutacji.
Aby poprawnie sformułować ogłoszenie i zacząć poszukiwania, rekruter, który zajmie się daną rekrutacją musi przede wszystkim zrozumieć, na czym będzie polegać praca danej osoby oraz jakie obowiązki będą na niej spoczywać. Zdarza się, że musi poświęcić nieco więcej czasu na dokładne zrozumienie danego stanowiska pracy.
Jeśli firma zajmuje się specyficznym obszarem, takie wytyczne będą napisane trudnym do zrozumienia językiem branżowym. Rekruter nie tylko musi sam go rozszyfrować, ale też umiejętnie przeredagować, tak aby móc potem swobodnie stworzyć ogłoszenie.
Na tym etapie określa się również widełki finansowe, rodzaj umowy oraz wszelkie inne formalności. Firma ma jednak świadomość, że są to wstępne założenia, gdyż wszystko zależy od tego, kogo ostatecznie zdecydują się zatrudnić oraz jakie będą wymagania czy preferencje kandydata.
Etap drugi – poszukiwania kandydatów
Kolejnym etapem jest poszukiwanie odpowiedniego kandydata. Wiąże się to przede wszystkim z napisaniem ogłoszenia o pracę i wstawienie go na odpowiednie portale internetowe.
Samo pisanie ogłoszenia zajmuje trochę czasu i musi być przemyślane. Nie wystarczy tylko napisać nazwy stanowiska i wymagań. Rekruterzy często używają tzw. kreatywnego języka i starają się już na wstępnie sformułować treści tak, aby były zachęcające.
Często, w takim ogłoszeniu znajdują się informacje o firmie, szczegółowy opis stanowiska pracy oraz wstępne wynagrodzenie. Niektóre szczegóły związane np. z benefitami umieszcza się na specjalnych infografikach, a w treści znajdują się przekierowania na stronę firmy.
Samo ogłoszenie często umieszcza się również na stronie danego przedsiębiorstwa, gdzie wszystkie informacje trzeba umieścić w systemie.
Miejsc poszukiwań jest jednak znacznie więcej. W zależności od specyfiki firmy, niektórzy rekruterzy poszukują pracowników w mediach społecznościowych lub nawet w konkurencyjnych firmach.
Etap trzeci – rozmowa telefoniczna
Zwykle, trzecim etapem będzie pierwszy kontakt z kandydatem. Rekruter albo umawia się na taką rozmowę, albo dzwoni bezpośrednio licząc, że kandydat odbierze i akurat będzie miał czas.
W czasie takiej rozmowy rekruter opowiada o firmie i stanowisku oraz przeprowadza wstępną weryfikację. Zdarza się, że mimo wysłanej aplikacji, dana kandydatura nie jest już aktualna. Jeśli wszystko jest w porządku i kandydat przejdzie ten etap, przechodzi się do następnego etapu, jakim jest wykonanie zadania.
Etap czwarty – zadanie rekrutacyjne
Aby zweryfikować umiejętności i wiedzę kandydata, opracowuje się dla niego zadanie rekrutacyjne. Zwykle to dany dział odpowiada za treść i formę zadania, a rekruter zajmuje się organizowaniem tego procesu.
To, jakie będzie zadanie rekrutacyjne zależy stricte od firmy i jej wymagań. Często jest to prośba o rozwiązanie jakiegoś problemu, wymyślenie i opracowanie strategii np. promocji czy szeroko rozumiane różne zadania kreatywne np. nakręcenie filmiku.
Zdarza się, że takie zadania wykonuje się już w firmie przy obecności innych pracowników.
Dąży się jednak, aby takie zadanie było związane z danym stanowiskiem pracy i stanowiło np. przykład zadania, jakie taka osoba może dostać na co dzień w pracy. Wiele firm jednak pomija ten etap i przechodzi od razu do spotkania na żywo.
Etap piąty – rozmowa na żywo z kandydatem i zarządem
Jeśli kandydat pozytywnie przejdzie przez pozostałe etapy, jest zaproszony do siedziby firmy, aby pracownicy i zarząd mieli okazję poznać tą osobę na żywo. W czasach pandemii upowszechniła się jednak forma zdalna takiego spotkania, gdzie kandydat uczestniczy w video rozmowie.
Niezależnie czy dojdzie do spotkania na żywo, czy będzie to spotkanie online, ten etap jest zazwyczaj kluczowy zarówno dla firmy jak i dla kandydata.
Mimo że pracownicy znają już wstępnie jego profil i umiejętności, to jest to moment, aby ostatecznie je zweryfikować i sprawdzić dokładnie wiedzę aplikanta. Jednak tak naprawdę, na tym etapie sprawdza się jaką osobowość ma dana osoba, czy jest komunikatywna, chętna do pracy i czy wpasuje się do zespołu i profilu firmy.
Etap szósty – decyzja
Zdarzają się przypadki, kiedy to kandydat tak bardzo się spodoba, że już na wcześniejszym etapie dostanie propozycję pracy. Zwykle jednak kandydatów jest kilku i decyzję trzeba poważnie przemyśleć.
Uwzględnia się tu już wszystkie czynniki m.in. oczekiwania finansowe kandydata, jego umiejętności i charyzmę. Po podjęciu decyzji rekruter kontaktuje się z wybranymi kandydatami w celu omówienia formalności.
Przeczytaj również:
5 najważniejszych pojęć w kadrach i płacach
