Czy polska to kraj biurokratyczny? Tak, oczywiście. I nie chodzi tu nawet o łatwość załatwiania spraw w polskich urzędach czy nastawienie pracowników strefy publicznej do petenta, ale o sam rozmiar aparatu administracyjnego i mnogość urzędów państwowych. Przyjrzyjmy się sprawie.
W Polsce z budżetu państwa wynagrodzenia otrzymuje prawie 5% społeczeństwa, czyli ponad 1,8 mln osób, które pracują nie tylko w administracji, ale także w edukacji, służbie zdrowia, pomocy społecznej oraz wymiarze sprawiedliwości. Odsetek ten jest co prawda niższy niż w Danii ale też znacznie wyższy niż w Niemczech czy Hiszpanii.
Powszechnie sądzi się, że pracownicy administracji publicznej stanowią największą grupę osób zatrudnianych przez państwo, podczas gdy w rzeczywistości liczba urzędników w relacji do liczby mieszkańców naszego kraju nie jest wysoka. Problemem w stworzeniu sprawnie działających urzędów i instytucji publicznych nie jest więc liczba pracowników, ale właśnie biurokracja, która powoduje, że wiele prostych z założenia procedur zajmuje dużo czasu i wymaga zaangażowania urzędników na różnych szczeblach administracji. Wszystko musi być na papierze.
Każdy z podejmowanych kroków administracyjnych wymaga oczywiście złożenia wniosku i sporządzenia raportu a wszystkie dokumenty muszą być drukowane i przechowywane w formie papierowej. Nie uwzględniając nawet sektora sądowego i generowanych tam dokumentów z rozpraw i projektów ustaw, które mogą liczyć wiele tysięcy stron, szacuje się, że każdy z ponad 430 tysięcy polskich urzędników administracji publicznej zużywa codziennie minimum 20 kartek papieru. Składa się to na astronomiczną liczbę ponad 8 milionów kartek każdego dnia pracy, które muszą następnie być uporządkowane, zarchiwizowane i przechowywane przez 5 lat.
Po upływie tego okresu, dokumenty mogą zostać zniszczone, co generuje kolejne koszty. Sam proces niszczenia zajmuje czas, a gdy wykonywany jest przez specjalnie zatrudnioną do tego osobę za pomocą ręcznej niszczarki, wiąże się z wydaniem ponad 1800 zł na każdą tonę dokumentów. W ten sposób można oszacować, że przechowywane przez 5 lat dokumenty z jednego roku pracy administracji publicznej niszczone ręcznie to wydatek rzędu około 90 milionów złotych (zakładając, że każda z 8 mln kartek waży 5 gramów).
Czy istnieje dobry sposób wybrnięcia z kosztów przechowywania i niszczenia gór dokumentów generowanych przez polskie urzędy? Wydaje się, że najprościej byłoby po prostu zredukować ilość zużywanego przez urzędników papieru poprzez…. No właśnie, w jaki sposób? Uproszczając przepisy i procedury konieczne do załatwiania spraw przez petentów? Zmniejszając ilość szczebli administracji i likwidując dublujące się funkcje i kompetencje urzędów na różnych szczeblach administracji? Stosując digitalizację dokumentów i umożliwiając załatwianie większej ilości spraw za pośrednictwem Internetu? Tak, oczywiście wszystkie te zmiany w długim terminie przyniosłyby oczekiwany skutek, ale ich wprowadzenie wiąże się z generalną reformą całego systemu a na to potrzeba czasu i pieniędzy.
Tymczasem góry przechowywanego papieru stale rosną i rozwiązanie, które chociaż częściowo pozwoli zredukować koszty zarządzania archiwami, potrzebne jest od zaraz. Jedną z opcji jest zlecenie kompleksowej obsługi dokumentów firmie zewnętrznej, która zajmie się publiczną dokumentacją od chwili jej powstawania, poprzez organizację i archiwizację aż do bezpiecznego zniszczenia kiedy dane nie będą już potrzebne. Pozwoliłoby to na usprawnienie działania urzędów i poprawę jakości obsługi petentów, ponieważ urzędnicy będą mogli skupić się na swojej kluczowej działalności, nie tracąc zbędnego czasu na “przekładanie papierów”.
Szacunkowy koszt zlecenia usługi organizacji, archiwizacji i niszczenia przeterminowanej dokumentacji jest o połowę niższy niż jeśli zajmują się tym indywidualnie poszczególne urzędy, co w skali kraju daje ogromne oszczędności.
Aby dowiedzieć się więcej o polskiej administracji publicznej i ilościach generowanych przez urzędników dokumentów, zobacz pełną wersję infografiki przygotowanej przez Rhenus Data Office częściowo omówionej w artykule:
https://www.rhenus-data.pl/baza-wiedzy/publikacje-branzowe/infografika.html
Przeczytaj również
Kalendarze firmowe – profesjonalna i rzetelna organizacja pracy
