Pandemia COVID-19 zrewolucjonizowała wiele aspektów życia codziennego. Ta sytuacja dotknęła osoby w każdym wieku, ale osoby starsze i osoby z osłabionym układem odpornościowym są szczególnie narażone na ryzyko wystąpienia COVID-19. Ponadto populacje osób starszych, które już zostały zmarginalizowane, zostały dotknięte głównie skutkami zdrowotnymi i ekonomicznymi pandemii. Jednak potrzeba pomocy prawnej, nie ustała, a prawnicy spodziewają się nawet wzrostu w niektórych obszarach praktyki, takich jak sprawy biznesowe, mieszkalne, dostęp do wyżywienia i opieki zdrowotnej lub utrata dochodów.
Pomoc prawna w czasie COVID-19 – wideoporady prawne i infolinia prawna 24h
Pomoc prawna została przeniesiona z niezwykłą szybkością i pomysłowością na pracę zdalną w celu zaspokojenia potrzeb firm i zapewnienia ciągłości usług. Taka zmiana była ważna dla zdrowia i bezpieczeństwa zarówno klientów, jak i personelu. Mamy szczęście żyć w czasach, gdy narzędzia technologiczne są szeroko dostępne do zdalnej pracy. Z usług prawnych można korzystać poprzez wideoporady prawne i usługi telefoniczne — infolinia prawna 24h.
Narzędzia do zdalnej dostawy usług prawnych – rozwiązania biznesowe i wideoporady prawne
Udana zdalna praca prawników wymaga dostępu do narzędzi komunikacyjnych, plików, ważnych dokumentów, systemów zarządzania sprawami oraz narzędzi do obsługi spotkań wideo (wideoporady prawne) lub telefonicznych. Narzędzia technologiczne można również wykorzystać do ulepszenia istniejących usług i usprawnienia przepływu pracy personelu w firmie. Niektórzy prawnicy i personel pomocniczy mogą czuć się bardziej komfortowo z technologią niż inni – to samo tyczy się właścicieli firm. W przypadku większych biur sensowne może być przeprowadzenie wewnętrznej ankiety wśród pracowników w celu ustalenia, do jakich narzędzi mają dostęp w domu oraz jakiego sprzętu, szkoleń i oprogramowania potrzebują.
Zabezpieczenia w pracy zdalnej firm i prawników
Korzystając z narzędzi technologicznych do pracy zdalnej, należy wziąć pod uwagę prywatność i bezpieczeństwo. Ważne jest tworzenie bezpiecznej zdalnej siły roboczej. Adwokaci i pracownicy powinni aktualizować (lub instalować) oprogramowanie antywirusowe, chroniące przed złośliwym oprogramowaniem i zaporę ogniową na sprzęcie, którego używają do pracy zdalnej.
Opcje łączności — wideoporady prawne, usługi telefoniczne i infolinia prawna 24h
W dobie fizycznego dystansowania się usługi telefoniczne są kluczowym elementem ciągłej działalności firm. W przypadku outsourcingu usług prawnych infolinie prawne to linie pomocy najbardziej rozpowszechnione. Co może ułatwić pracę i opcje łączności? Dobrym przykładem są przekierowania połączeń np. z numeru biurowego na numer prawnika lub pracownika pracującego zdalnie.
Spotkania wewnętrzne i przepływ pracy – jak stworzyć wirtualne miejsca do spotkań?
Dostawcy usług pomocy prawnej będą chcieli kontynuować wspólne wysiłki w swoich biurach, aby zarówno efektywnie udostępniać strategie obsługi klientów, jak i dostarczać aktualizacje i informacje biurowe. Systemy dysponowania sprawami mogą mieć opcje zarządzania przepływem pracy związanym z indywidualnymi sprawami klientów. Niektóre z tych funkcji mogły nie być wcześniej używane, ale mogą być pomocne w tym czasie. Witryna internetowa Twojej firmy, która zarządzałaby sprawami prawniczymi, byłaby dobrym miejscem do sprawdzania, jakie opcje mogą być dostępne i jak je skonfigurować.
Wirtualne spotkania z prawnikami i pracownikami – wideokonferencje i porady prawne
Dostępne są dodatkowe programy do wirtualnych spotkań biurowych i rozmów grupowych, takie jak:
– Microsoft Teams — zintegrowany z Office 365 – może być używany do spotkań, połączeń i współpracy.
– Slack — Pomaga organizować kanały komunikacji do dyskusji grupowych lub wiadomości w cztery oczy.
– Basecamp — platforma do zarządzania projektami online.
– Zoom — do wideokonferencji. Oferuje ograniczoną bezpłatną wersję.
– Google Meet — usługa do spotkań biznesowych.
Udostępnianie dokumentów i narzędzia do podpisów
Praktyka prawna wymaga wymiany dokumentów pomiędzy prawnikiem a klientem, często od początku do końca współpracy. Na przykład starsza osoba może wezwać usługodawcę prawnego w celu uzyskania pomocy. Od samego początku prawnik może potrzebować, uzyskać zgodę klienta na zabezpieczenie lub pełnomocnictwo. Bez możliwości odbycia wstępnego osobistego spotkania reprezentacja mogłaby potencjalnie rozpocząć się znacznie wolniej, ponieważ wymiana dokumentów musiałaby polegać na przesyłaniu dokumentów tam i z powrotem pocztą tradycyjną.
Zdalne podpisywanie i skanowanie dokumentów prawniczych
Istnieją jednak opcje zdalnego skanowania i podpisów elektronicznych, które mogą pomóc w takich sytuacjach. Nawet dla pracowników i klientów, którzy mają ograniczoną technologię w domu i brakuje im tradycyjnej drukarki i skanera, aplikacje na telefon lub tablet mogą to ułatwić. Niektóre opcje skanowania obejmują aplikację:
– Microsoft Office Lens,
– ClearScanner,
– Scanner Pro,
– Adobe Scan,
– iPhone Notes.
Narzędzia do podpisu elektronicznego obejmują programy takie jak:
– SignRequest,
– DocuSign,
– Adobe Sign,
– Sign Now,
– HelloSign,
– Dropbox.
Zdalne usługi prawne w dobie COVID-19
Pandemia COVID-19 wezwała nas do zastanowienia się, jak można zdalnie udzielać i otrzymywać dostępu do usług prawnych. Przejście na zdalne usługi prawne jest obecnie konieczne. Daje też więcej możliwości i sposobów, w jakie można udostępniać świadczenie pomocy prawnej osobom i firmom, które jej najbardziej potrzebują.
Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z lexsecure.pl
Przeczytaj również:
Usługi prawne, oferowane przez radców prawnych
