Żyjemy w świecie, który bardzo dynamicznie się zmienia. W tym celu organizowane są różnego rodzaje konferencje, podczas których spotykają się ludzie, aby omówić wiele istotnych zagadnień z danej dziedziny lub branży. Szczególnym zainteresowaniem cieszą się te, które są organizowane przez firmy, które najczęściej podczas takich wydarzeń zajmują się szkoleniem swoich pracowników. Dodatkowo organizując konferencję są w stanie zaprosić ekspertów z danej branży, którzy będą swobodnie poruszać się w tematyce spotkania. Spośród wielu miejsc, które są wybierane do organizacji, to właśnie hotele wiodą prym i mają w swojej ofercie pomoc i aranżację takich przedsięwzięć.
Dlaczego akurat hotel?
Tego typu obiekty noclegowe są wybierane ze względu na posiadanie sal, które są w stanie pomieścić określoną przez firmę liczbę ludzi. Ponadto posiadają miejsca noclegowe, a więc rozszerza się oferta, która pozwala na organizację nie tylko jednego dnia takiej konferencji. Warto wspomnieć, że wybierając hotel mamy możliwość wybrania pakietu pobytowego, a także zakresu naszego menu w restauracji podczas obiadów i kolacji oraz godzin tzw. przerw kawowych. Często pracownicy działu sprzedaży oferują lepsze stawki, jeśli patrzymy tylko pod kątem pokoju, dzięki czemu cena wydaje się wtedy bardziej atrakcyjna. Firma, która zleca organizację, ma prawo do decydowania, co w danej chwili by chciała, zmiany liczby osób, która na kilka dni przed przyjazdem powinna być regulowana bez żadnych kosztów. Dodatkowo firma sceduje na obiekt zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia, liczby krzeseł, itp. Wybierając hotel organizatorzy są w stanie zaoferować swoim gościom również moment odpoczynku, bowiem będą mogli skorzystać ze wszystkich udogodnień, jakie posiada obiekt.
Jak wybrać odpowiedni hotel?
Podczas dokonywania selekcji powinniśmy kierować się kluczowymi zasadami. Pierwszą z nich jest dobór miejsca. Dużą popularnością cieszą się obiekty, które są zlokalizowane nad morzem, czy w górach. Chodzi o zakwaterowanie w ośrodku, który znajduje się na uboczu i oprócz możliwości organizacji konferencji, pozwoli na komfortowy wypoczynek, szczególnie w jego Spa oraz na basenie.
Kluczową kwestią jest zlokalizowanie wszystkich części hotelu w jednym miejscu, co pozwoli nam na uniknięcie niepotrzebnej straty czasu, jeśli będziemy przemieszczać się po kompleksie. Na przykład może posłużyć Nadmorski – Hotel konferencyjny, który położony jest nad zatoką Gdańską, zaraz obok bulwaru nadmorskiego.
Ważnym aspektem jest współpraca z doświadczonymi i kompetentnymi pracownikami hotelu, którzy sami zadbają o prawidłowy przebieg spotkania i wezmą większą część obowiązków na swoje barki. Dodatkowo przygotują dla nas ofertę, która będzie uwzględniała wszystkie nasze wymagania, a także dostosowana indywidualnie. Ważne, by obiekt dysponował odpowiednią salą, która pomieści deklarowaną liczbę osób, a także by była ona wyposażona w bezprzewodową sieć internetową. Obowiązkowo powinna posiadać nagłośnienie i mikrofon, a także potrzebne materiały piśmiennicze. Ponadto powinniśmy wybrać hotel, który ma w swojej ofercie więcej niż jedną salę. To pozwoli na komfort w przypadku mniejszej liczby uczestników.
Przeczytaj również:
Jak wybrać salę konferencyjną?
