Jednym z najczęściej używanych potwierdzeń transakcji handlowych są faktury VAT.
Czasami zdarza się, że ulegają one zniszczeniu lub zagubieniu. W takich sytuacjach konieczne jest wystawienie duplikatu.
Pozwoli to nie tylko uniknąć konsekwencji skarbowych, ale również zachować porządek w dokumentach księgowych. Duplikat ma taką samą ważność jak oryginalna faktura. Co jeszcze warto o nim wiedzieć?
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat to dokument księgowy wystawiony na podstawie istniejącej wcześniej faktury. Znajdujące się na nim dane muszą być zgodne z informacjami zawartymi na oryginalnej fakturze. Dokument należy oznaczyć wyrazem „duplikat”. Jeśli kopia zostanie wystawiona prawidłowo, umożliwia odliczanie naliczonych podatków i w pełni zachowuje moc potwierdzania transakcji gospodarczych.
Dlaczego duplikat faktury jest ważny?
Brak niezbędnych dokumentów księgowych niesie ze sobą poważne konsekwencje prawne. Bez faktury nie jest możliwe poprawne odliczenie VAT za konkretny okres. Rachunki należy także zachowywać na wypadek kontroli skarbowej. Każda faktura musi być przechowywana przez 5 lat – po tym czasie należności podatkowe ulegają przedawnieniu. Brak faktury lub jej duplikatu zmusza przedsiębiorcę do korekty złożonych już deklaracji VAT. Jest to zdecydowanie bardziej skomplikowane i czasochłonne niż zwrócenie się o wystawienie kopii utraconego dokumentu.
Jak wystawić duplikat faktury VAT?
Większość firm korzysta obecnie z programów komputerowych ułatwiających prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dzięki temu wystawienie duplikatu jest łatwe i szybkie. Współczesne oprogramowanie umożliwia wygenerowanie kopii za jednym kliknięciem. Możliwe jest także ręczne wystawienie dokumentu.
W tym celu przyda się gotowy wzór faktury z VAT-em. Kopia musi zawierać datę zgodną z dniem jej wystawienia. Należy również uwzględnić informację o tym, że jest to duplikat. Dokument musi spełniać wymogi zapisane w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
Kiedy wystawić duplikat faktury?
Ustawa o podatku VAT przedstawia sytuacje, w których obowiązkowe jest wystawienie duplikatu faktury. Kopia może zostać wygenerowana na prośbę podatnika, który zgubił lub zniszczył fakturę. Wtedy duplikat wystawia się na podstawie informacji z dokumentu, który jest w posiadaniu nabywcy usługi bądź towaru.
W przypadku utracenia faktury przez nabywcę, wystawca faktury tworzy duplikat przy użyciu danych zamieszczonych w swoich księgach rachunkowych.
Prośba o ponowne wystawienie faktury może być pisemna lub ustna. Konieczny jest jednak oryginalny dokument zachowany przez jedną ze stron transakcji. Niemożliwe jest stworzenie duplikatu na podstawie zdjęć lub skanu oryginału. Możliwe jest natomiast wygenerowanie go przez podmiot wystawiający notę korygującą oraz organ egzekucyjny, kopię może potwierdzić komornik.
