Na wstępie warto zadać sobie pytanie, czym właściwie jest umowa o zarządzaniu nieruchomościami? Najłatwiej i najtrafniej jest określić ją mianem dokumentu, który reguluje stosunki pomiędzy właścicielem nieruchomości, a zarządcom. O ile właściciel to powszechnie znane pojęcie, o tyle zarządca i jego funkcje niekiedy do końca nie są tak oczywiste.
Zarządcą może być osoba fizyczne, która posiada odpowiednie uprawnienia zawodowe zarządcy nieruchomościami wystawione przez odpowiednie organy państwowe. Umowa o zarządzaniu nieruchomościami jest równie ważna, jak inne umowy cywilno-prawne i powinna spełniać wszystkie przyjęte w tej kwestii wymogi.
Określony wymogi co do struktury umowy
Prawo na podstawie Ustawy o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 roku, jak również kodeks cywilny zakłada ważność umowy o zarządzaniu nieruchomościami pod warunkiem, z zostanie ona sporządzona w formie pisemnej. Nie dopuszcza się w tym przypadku ważności żadnych umów w formie ustnej. W ustawie oraz kodeksie przewidziane są wszystkie aspekty formalne. Zarządca, z którym właściciel nieruchomości podpisuje umowę, musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej tak, aby właściciel w nagłej sytuacji, miał możliwość swoich roszczeń od zarządcy.
Elementy charakterystyczne dla umowy o zarządzaniu nieruchomościami
W tego typu umowach najważniejsze jest, aby w sposób czytelny, zrozumiały i klarowny określić wszystkie obowiązki, które nakładamy na zarządcę. Sporządzamy precyzyjną listę czynności, które będzie on wykonywał w ramach swojej pracy. Umowa winna zawierać adnotację dotyczącą ponoszenia odpowiedzialności zarządcy z tytułu opieki nad własnością wspólnotową, która jest regulowana przez prawo. Poprzez ten dokument zobowiązuje się zarządcę do ochrony interesu wspólnoty mieszkaniowej bądź interesu samego właściciela nieruchomości. Zarządca powinien dokładać wszelkie staranności do wykonywanej pracy i wypełniać swoje obowiązki zgodnie z zasadami etyki zawodowej.
Dalsza część umowy powinna dotyczyć adnotacji o nakazie zachowania tajemnicy zawodowej. Kategorycznie zabrania się ujawniania jakichkolwiek informacji dotyczących zarządzania nieruchomością osobom trzecim. Może to bowiem naruszyć interesy wspólnoty oraz właściciela.
W umowie powinien znaleźć się również zapis, który będzie zobowiązywał zarządcę do reprezentowania przed sądami właściciela nieruchomości w sprawach dotyczących egzekwowania należności od mieszkańców na rzecz wspólnot.
Kwestie rozliczeń i finansów
Umowa powinna zawierać zapisy dotyczące obowiązku zarządcy do sprawowania pieczy nad finansami wspólnoty. Dokument powinien wyznaczyć jasne kwestie dotyczące kontrolowania przez zarządcę rozliczeń oraz wykonywania umów z dostawcami energii elektrycznej, wody czy gazu oraz pozostałych firm świadczących stałe, bieżące usługi na rzecz wspólnoty. Umowa uprawnia zarządcę również do negocjowania cen z potencjalnymi lub obecnymi dostawcami mediów, tak aby warunki były korzystne dla wspólnoty oraz właściciela. Umowa nakłada na zarządcę obowiązek sprawozdania oraz prezentowania raportów i sprawozdań głównie finansowych, jak również innych dotyczących kwestii wspólnoty.
Końcowe elementy umowy o zarządzaniu nieruchomościami
Nie jest to konieczne, ale często stosuje się w mowie zapis dotyczący nałożenia obowiązku na zarządcę co do przygotowywania rocznego planu gospodarczego oraz informacji o jego wcieleniu w życie jak również realizacji oraz osiągniętych wynikach. Zarządca ma obowiązek na żądanie każdego z właścicieli lokali, udostępniania szczegółowych informacji dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną, a także danych o finansach.
Zarządca pobiera wynagrodzenie, jedynie za wykonywanie obowiązków określonych w umowie o zarządzaniu nieruchomościami, oraz ponosi odpowiedzialność za ich niewłaściwe lub niepełne wykonywanie. Wysokość wynagrodzenia jest odnotowana w umowie.
Przeczytaj również:
Umowa deweloperska
