Finanse osobiste



  • finanseosobiste.pl
  • finanseosobiste.pl
  • finanseosobiste.pl
  • finanseosobiste.pl
  • finanseosobiste.pl
  • finanseosobiste.pl





KANAŁ RSS

Zasubskrybuj nowości w serwisie przez kanał RSS

Przechowywanie dokumentów w biurze księgowej — jak utrzymać porządek i mieć wszystko pod ręką?

10 maja 2015

W każdym biurze gromadzą się bardzo duże ilości dokumentów i teczek. Aby sprawnie oraz estetycznie je uporządkować, niezastąpione będą funkcjonalne pudła, skoroszyty oraz segregatory. Dzięki nim z łatwością posortujemy dokumenty, a także szybko je odnajdziemy.

Dokumenty w biurze księgowej stanowią najważniejszy materiał, na którym pracuje. Większość z nich należy przechowywać po kilka lub nawet kilkanaście lat, w związku z tym istotne jest ich metodyczne grupowanie, systematyzowanie oraz odpowiednie zabezpieczanie. Przechowywanie dokumentów rozpocząć powinno się od ich segregacji, najlepiej bieżącej. Dalszy krok stanowi naszykowanie potrzebnych do utrzymania ładu pudeł archiwizacyjnych, skoroszytów, koszulek i teczek. W zależności od potrzeb można wybrać artykuły w różnych kolorach lub w wyznaczonej stylizacji pasującej do wystroju biura.

Wszystko na swoim miejscu

programy_dla_firmPrzechowywanie dokumentów powinno ułatwić pracę, a nie jeszcze bardziej ją komplikować, dlatego wszelkie papiery należy układać w intuicyjny sposób. Można wykorzystać kolorowe segregatory, które ułatwią odszukiwanie potrzebnych akt i tematyczne grupowanie spraw. Mniejsze partie plików wygodniej jest gromadzić w skoroszytach. Ważne dokumenty warto dodatkowo zabezpieczyć, wkładając je w koszulki. Dzięki temu mimo częstego korzystania nie ulegną one uszkodzeniu lub zabrudzeniu.

Bardzo przydatne przy organizacji dokumentów okazują się także przekładki kartonowe lub polipropylenowe. Bywają wpinane w segregator lub samoprzylepne, a występują odpowiednio w formatach A4 lub A5.

Szeroki i bogaty wybór teczek, pojemników na katalogi czy obwolut, np. z oferty firmy Konsorcjum Biuro Klub, pozwala trzymać poszczególne dokumenty na należytym miejscu. Papiery, które zawsze muszą być pod ręką, warto ułożyć w pojemnikach z szufladami (tzw. kuwetach) stawianych na biurku lub podręcznej szafce. Możliwość oznaczenia ich kolorami dodatkowo ułatwi segregację.

Archiwizacja dokumentów

Na materiały, które nie są potrzebne do codziennego użycia, jednak należy je przechowywać, np. w razie kontroli warto przygotować funkcjonalne pudła archiwizacyjne. Mogą być one różnej wielkości, otwierane z góry lub z boku. Dodatkowo wyposażone w wewnętrzne pudełka pomogą zachować porządek w archiwizowanych dokumentach i w razie potrzeby ułatwią odnalezienie potrzebnych papierów. Przydatne okazać się mogą także spinki oraz klipsy do archiwizacji. Umożliwiają one szybkie przeniesienie dokumentów z segregatora, zachowując przy tym porządek w aktach. Ułatwiają również korzystanie ze zarchiwizowanych dokumentów przetrzymywanych np. w pudełkach na akta. Ład organizacyjny pozwala na lepsze zarządzanie dokumentami w biurze i zapewnia optymalizację pracy (źródło: http://samorzad.infor.pl/temat_dnia/387594,Porzadek-w-biurze.html).

Tagi:

Podobne artykuły :